Skyldur KYC

Inngangur að því að þekkja viðskiptavininn þinn

KYC-ferlið (e. Know Your Customer, KYC) er hornsteinn reglugerða gegn peningaþvætti og er hannað til að hjálpa lögmannsstofum, faglegum þjónustuaðilum og fjármálastofnunum að staðfesta auðkenni viðskiptavina sinna. Með því að innleiða öflug KYC-eftirlit geta fyrirtæki tryggt að þau eigi aðeins samskipti við lögmæta einstaklinga og aðila, sem dregur úr hættu á peningaþvætti, fjármögnun hryðjuverka og öðrum fjármálaglæpum. KYC-ferlið felur í sér að safna og staðfesta ítarlegar upplýsingar um auðkenni viðskiptavinar, viðskiptastarfsemi og áhættusnið. Þetta hjálpar ekki aðeins lögmannsstofum að stjórna fjármunum viðskiptavina á öruggan hátt heldur stuðlar einnig að trausti og gagnsæi í öllum viðskiptasamböndum. Árangursrík KYC-ferli eru nauðsynleg til að fylgja bæði innlendum og alþjóðlegum reglugerðum, sem verndar heiðarleika fyrirtækisins og fjármálakerfisins í heild.

Lagalegar kröfur um KYC

Lögmannsstofur lúta ströngum lagalegum kröfum þegar kemur að því að innleiða KYC-ferla. Þessar kröfur eru settar fram í ýmsum innlendum og svæðisbundnum reglugerðum, sem allar miða að því að berjast gegn peningaþvætti og tryggja heiðarleika fjármálakerfisins. Til dæmis verða lögmannsstofur í Bretlandi að fara að reglugerðum um peningaþvætti, fjármögnun hryðjuverka og millifærslu fjármuna (upplýsingar um greiðanda) frá 2017, sem kveða á um ítarlegar KYC-athuganir fyrir alla viðskiptavini. Í Bandaríkjunum krefjast bankaleyndarlögin (BSA) og USA PATRIOT-lögin þess að lögmannsstofur innleiði AML- og KYC-ferla til að staðfesta auðkenni viðskiptavina og fylgjast með viðskiptum. Óháð lögsögu verða lögmannsstofur að staðfesta auðkenni viðskiptavina sinna, skilja eðli starfsemi sinnar og meta áhættuna sem tengist hverjum viðskiptavini og viðskiptum. Með því að fara að þessum lagalegum kröfum hjálpa fyrirtæki til við að koma í veg fyrir misnotkun þjónustu þeirra í ólöglegum tilgangi og tryggja að öllum fjármunum viðskiptavina sé farið á ábyrgan hátt.

KYC skuldbindingarleiðbeiningar | Hollensk löggjöf

Þar sem við erum lögfræði- og skattalögmannsstofa með staðfestu í Hollandi, erum við skuldbundin til að fara að Hollendingum og ESB gegn peningaþvætti lög og reglugerðir sem leggja á okkur reglur um að afla skýrra sönnunargagna um hver viðskiptavinur okkar er sem lagaleg krafa áður en við hefjum þjónustuveitingu okkar og viðskiptasamband.

Til að uppfylla þessar kröfur þurfum við eftirfarandi skjöl til auðkenningar, staðfestingar á heimilisfangi og bakgrunnsskoðunar á rekstri. Eftirfarandi yfirlit sýnir hvaða upplýsingar við þurfum í flestum tilfellum og í hvaða formi þessar upplýsingar þarf að afhenda okkur. Ef þú þarft frekari leiðbeiningar á einhverju stigi málsins, þá veitum við þér fúslega faglega aðstoð í þessu undirbúningsferli.

Persónu þína

Við krefjumst alltaf staðfestrar afritunar af skjölum, sem staðfestir nafn þitt og heimilisfang. Þessi skjöl verða að vera staðfest til að tryggja áreiðanleika þeirra og að þau séu í samræmi við KYC-ferla okkar. Við getum ekki tekið við skönnuðum eintökum. Ef þú mætir persónulega á skrifstofu okkar getum við borið kennsl á þig og tekið afrit af skjölunum fyrir skrár okkar.

• Gilt undirritað vegabréf (þinglýst og með apostille);

• Evrópsk persónuskilríki;

Heimilisfangið þitt

Eitt af eftirfarandi frumritum eða staðfestu eintökum (ekki meira en 3 mánaða):

• Opinbert vottorð um búsetu;

• Nýlegt frumvarp um gas, rafmagn, heimasíma eða annað tól;

• Núverandi yfirlýsing um útsvar;

• Yfirlýsing frá banka eða fjármálastofnun.

Tilvísun

Í mörgum tilfellum munum við krefjast tilvísunarbréfs gefið út af faglegum þjónustuveitanda sem eða sem hefur þekkt einstaklinginn í að minnsta kosti eitt ár (td lögbókanda, lögfræðingur löggiltur endurskoðandi eða banki), þar sem fram kemur að einstaklingurinn teljist virtur einstaklingur sem ekki er gert ráð fyrir að eigi þátt í verslun með ólögleg fíkniefni, skipulagða glæpastarfsemi eða hryðjuverk.

Bakgrunnur fyrirtækja

Til að uppfylla ákvæði um reglufylgni þurfum við í mörgum tilfellum að kanna núverandi viðskiptaferil þinn; þessar kröfur eiga við bæði um einstaklinga og fyrirtæki sem lúta KYC-reglum. Þessum upplýsingum þarf að styðja með sönnunargögnum, gögnum og áreiðanlegum upplýsingaheimildum, svo sem:

• Yfirlit yfirlit;

• Nýlegt útdrátt úr viðskiptaskrá;

• Auglýsingabæklingar og vefsíður;

• Ársskýrslur;

• Fréttagreinar;

• Skipan stjórnar.

Fyrirtæki sem starfa í eftirlitsskyldum geirum verða að leggja fram viðbótargögn til að sýna fram á að þau séu í samræmi við reglugerðir. Einnig er gert ráð fyrir að fyrirtæki þrói ítarlegar KYC-stefnur til að fjalla um alla viðeigandi þætti eftirlits. Mismunandi þættir eftirlitsáætlunarinnar geta krafist sérstakra skjala eða verklagsreglna.

Staðfestu upprunalega auðlegð þinn og fjármuni

Ein mikilvægasta reglufylgniskröfun sem við verðum að uppfylla er einnig að staðfesta uppruna fjárins sem þú notar til að fjármagna fyrirtæki/einingu/stofnun. Þetta ferli hjálpar til við að lágmarka hættu á peningaþvætti og fjármálaglæpum. Lögmannsstofur eru skyldugar til að framkvæma þessar athuganir sem hluta af eftirlitsskyldum sínum.

Viðbótarupplýsingar (ef um fyrirtæki/stofnun/stofnun er að ræða)

Þegar fyrirtæki, aðili eða stofnun á í hlut verða lögmannsstofur að grípa til aukaráðstafana til að staðfesta hverjir þeir eru og starfsemi þeirra. Þetta krefst oft þess að afla opinberra gagna eins og stofnsamninga, skráningarvottorða og kennitalna. Að auki gætu lögmannsstofur þurft að staðfesta hverjir lykilaðilar tengjast aðilunum, þar á meðal stjórnarmenn, hluthafar og raunverulegir eigendur. Með því að fara vandlega yfir þessi skjöl og staðfesta lögmæti fyrirtækisins og fulltrúa þess geta lögmannsstofur lágmarkað hættuna á peningaþvætti og tryggt að öllum viðeigandi reglum sé fylgt. Þessi kostgæfni er nauðsynleg til að stjórna áhættu og viðhalda heilindum þjónustu fyrirtækisins.

Viðbótarskjöl (ef fyrirtæki / eining / stofnun á í hlut)

Þú þarft að leggja fram frekari skjöl, allt eftir því hvers konar þjónustu þú þarft, uppbyggingu sem þú óskar eftir ráðgjöf um og uppbyggingu sem þú vilt að við setjum upp. Öll fyrirtæki, aðilar og stofnanir þurfa að innleiða stefnu um þekking á viðskiptavinum (KYC) og peningaþvætti (AML) til að tryggja að reglum sé fylgt.

Mikilvægi KYC-samræmis í lögfræðistarfi

Að uppfylla KYC-skyldur er ekki aðeins lagaleg krafa heldur einnig mikilvægur þáttur í að viðhalda heiðarleika og orðspori fyrirtækisins okkar. Með því að staðfesta vandlega hverjir viðskiptavinir eru og skilja viðskiptaferil þeirra, hjálpum við til við að koma í veg fyrir þátttöku í ólöglegri starfsemi eins og peningaþvætti, fjármögnun hryðjuverka og öðrum fjármálaglæpum. Árangursrík stjórnun gegnir lykilhlutverki í eftirliti með reglufylgni og áhættumatsferlum og tryggir að allar verklagsreglur séu rétt innleiddar og fylgst með. Þetta áreiðanleikakönnunarferli verndar bæði viðskiptavininn og fyrirtækið með því að tryggja að öll viðskiptasambönd séu gagnsæ og í samræmi við gildandi reglugerðir.

Að koma í veg fyrir fjárglæpi með KYC

KYC-ferli eru mikilvægt tæki í baráttunni gegn fjármálaglæpum. Með því að staðfesta auðkenni viðskiptavinar og öðlast skýra skilning á starfsemi hans geta lögmannsstofur borið kennsl á og dregið úr áhættu sem tengist peningaþvætti, fjármögnun hryðjuverka og annarri ólöglegri starfsemi. Árangursrík KYC-eftirlit gerir fyrirtækjum kleift að greina grunsamlegar færslur, svo sem óvenjulegar millifærslur eða óútskýrðar fjárheimildir, og tilkynna þær til viðeigandi yfirvalda. Fyrir viðskiptavini sem taldir eru í mikilli áhættu geta lögmannsstofur óskað eftir frekari gögnum, svo sem nýlegum bankayfirliti eða sönnun á heimilisfangi, til að tryggja ítarlegt áreiðanleikakönnunarferli. Með því að innleiða þessar ráðstafanir gegna lögmannsstofur lykilhlutverki í að vernda fjármálakerfið og viðhalda ströngustu stöðlum um lagaleg samræmi.

Stjórnun viðskiptavinasjóða og áhættumat

Sem hluti af eftirlitsferlum okkar, þegar við stjórnum fjármunum viðskiptavina, framkvæmum við ítarlegt áhættumat til að bera kennsl á hugsanlega áhættu sem tengist viðskiptavininum eða viðskiptunum. Þetta felur í sér að fara yfir fjárhagslegan bakgrunn viðskiptavinarins og rannsaka allar grunsamlegar færslur. Að grípa til eðlilegra ráðstafana til að staðfesta upplýsingarnar sem gefnar eru hjálpar okkur að draga úr áhættu og tryggir að við fylgjum ströngustu stöðlum um faglega hegðun.

Áframhaldandi eftirlit og skyldur viðskiptavina

KYC-samræmi er stöðugt ferli. Auk upphaflegrar staðfestingar fylgjumst við stöðugt með viðskiptasambandi og viðskiptum til að greina óvenjulega eða grunsamlega virkni. Viðskiptavinir bera einnig áframhaldandi skyldu til að veita uppfærðar upplýsingar og skjöl eftir þörfum, til að tryggja að prófílar þeirra séu nákvæmir og í samræmi við KYC-reglur. Viðskiptavinir bera einnig skyldu til að veita frekari upplýsingar eða skjöl þegar þess er óskað, sem hjálpar okkur að viðhalda uppfærðri skilningi á prófíl þeirra og tryggja að farið sé að reglunum allan tímann sem viðskiptasambandið varir.

Bestu starfshættir fyrir KYC-samræmi

Til að ná árangursríkri KYC-samræmingu ættu lögmannsstofur að tileinka sér bestu starfsvenjur sem fara lengra en grunnreglur. Þetta felur í sér að framkvæma ítarlegar áhættumat fyrir hvern viðskiptavin, staðfesta auðkenni með því að nota áreiðanleg og uppfærð skjöl og fylgjast stöðugt með virkni viðskiptavina vegna grunsamlegra viðskipta. Það er nauðsynlegt að setja skýrar innri stefnur og verklagsreglur fyrir KYC-athuganir, sem og að veita starfsfólki reglulega þjálfun til að tryggja að það sé búið til að bera kennsl á og stjórna hugsanlegri áhættu. Lögmannsstofur ættu einnig að hafa til staðar verklagsreglur um meðhöndlun viðskiptavina í mikilli áhættu og tilkynna alla grunsamlega starfsemi til viðeigandi yfirvalda. Með því að fylgja þessum bestu starfsvenjum geta lögmannsstofur lágmarkað hættuna á peningaþvætti og öðrum fjármálaglæpum, viðhaldið fullu samræmi við lagaskyldur og byggt upp varanlegt traust við viðskiptavini sína.