Lögin um rafræna skjalavistun í viðskiptaskrám: hvernig stjórnvöld fara með tímana
Hvernig gengur lífið dag frá degi? Er það í jafnvægi og allt eins og það á að vera? Er jafnvægi hvort sem litið er á veraldlega stöðu eða andlega? Lífið er eins og það er. Það er ekki alltaf sólskyn. Það koma reglulega lægðir með rok og rigningu. Við vitum að í heildar samhenginu er lægð hluti af vistkerfi að leita að jafnvægi. Stundum erum við stödd í miðju lægðarinnar. Þar er logn og gott veður, sama hvað gengur á þar sem stormurinn er mestur. Sama lögmál gildir varðandi þitt eigið líf. Ef þú ert í þinn miðju, þínum sannleik þá heldur þú alltaf jafnvægi átakalaust. Sama hvað gustar mikið frá þér þegar þú lætur til þín taka. Huldufólk hefur gefið okkur hugleiðslu sem hjálpar okkur að finna þessa miðju, finna kjarna okkar og sannleikann sem í honum býr. Þegar þú veist hver þú ert og hvers vegna þú ert hér, mun líf þitt vera í flæðandi jafnvægi. Hugleiðslan virkjar þekkinguna sem er í vitund jarðar og færir hana með lífsorkunni inn í líkama okkar. Þar skoðar hún hugsana og hegðunar munstrið og athugar hvort það myndar átakalausu flæðandi jafnvægi. Hinn möguleikinn er falskt jafnvægi sem hafa þarf fyrir að viðhalda með tilheyrandi striti, áhyggjum og ótta. Síðan leiðbeinir þessi þekking okkur að því jafnvægi sem er okkur eðlilegt. Við blómstrum átakalaust, líkt og planta sem vex átakalaut frá fræi í fullþroska plöntu sem ber ávöxt.
Að hjálpa alþjóðlegum viðskiptavinum sem eru með viðskipti í Hollandi er hluti af daglegu starfi mínu. Þegar öllu er á botninn hvolft er Holland frábært land að stunda viðskipti í, en að læra tungumálið eða venjast hollenskum viðskiptaháttum getur stundum verið flókið fyrir erlend fyrirtæki. Því er hjálparhönd oft vel þegin. Umfang aðstoðar minnar spannar allt frá aðstoð við flókin verkefni, til aðstoðar við samskipti við hollensk yfirvöld.
Nýlega fékk ég spurningu frá viðskiptavini til að útskýra hvað nákvæmlega kæmi fram í bréfi frá hollenska viðskiptaráðinu. Þetta einfalda en þó mikilvæga og upplýsandi bréf varðaði nýjung í reikningsskilum, sem innan skamms verður einungis möguleg rafrænt. Bréfið var sprottið af vilja stjórnvalda til að fylgja tímanum, nýta kosti rafrænna gagnaskipta og innleiða staðlaða leið til að meðhöndla þetta árlega endurtekna ferli.
Þess vegna þarf að afhenda reikningsskilin rafrænt frá og með reikningsárinu 2016 eða 2017, eins og það kemur fram í Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (lögum um rafræna skráningu í viðskiptaskrár), sem kynnt var ásamt Besluit elektronische deponering handelsregisters (ályktun um rafræna skráningu í viðskiptaskrám); hið síðarnefnda veitir frekari, ítarlegar reglur. Alveg kjaftstopp, en í hverju felast þessi lög og ályktun nákvæmlega?
Þá og nú
Áður fyrr var hægt að skila reikningsskilum til Viðskiptaráðs bæði rafrænt og á pappír. Hollenska borgaralögin þekkja enn að mestu ákvæði sem byggjast á innborgun á pappír. Í augnablikinu má líta á þessa aðferð sem úrelta og ég var reyndar dálítið hissa á því að þessi þróun hafi ekki átt sér stað fyrr. Það er ekki erfitt að ímynda sér að skráning reikningsskila á pappír hafi marga ókosti samanborið við rafræna skráningu þessara skjala þegar horft er út frá kostnaði og tíma. T
vísbending um kostnað vegna pappírs og kostnað og tíma sem þarf til að koma ársuppgjörinu á blað og skila – líka á pappír – til Viðskiptaráðs sem þarf síðan að afgreiða þessi skriflegu gögn, án þess að nefna tíma og kostnað sem til fellur. við að láta endurskoðanda semja eða sannreyna þetta (óstöðluðu) reikningsskil.
Þess vegna lagði ríkisstjórnin til að nota „SBR“ (stytting fyrir: Standard Business Report), sem er staðlað rafræn aðferð til að búa til og leggja fram fjárhagsupplýsingar og skjöl, byggt á gagnaskrá (hollenska taxonomien). Þessi vörulisti inniheldur skilgreiningar á gögnum sem hægt er að nota til að búa til reikningsskil.
Annar kostur SBR-aðferðarinnar er að ekki aðeins verða gagnaskipti milli félagsins og Viðskiptaráðs einfaldari, heldur verða gagnaskipti við þriðja aðila einnig auðveldari vegna stöðlunarinnar. Lítil fyrirtæki geta nú þegar skilað ársreikningum rafrænt með notkun SBR-aðferðarinnar frá árinu 2007. Fyrir meðalstór og stór fyrirtæki hefur þessi möguleiki verið tekinn upp árið 2015.
Svo hvenær og fyrir hvern?
Ríkisstjórnin tók skýrt fram að svarið við þessari spurningu er dæmigert tilfelli um „stærð skiptir máli“. Smáfyrirtækjum verður skylt að skila uppgjörinu rafrænt í gegnum SBR frá og með reikningsárinu 2016. Sem valkostur hafa lítil fyrirtæki sem (semja og) leggja fram reikningsskil sjálf, möguleika á að leggja reikningsskilin inn í gegnum ókeypis netþjónustu – þjónustuna „zelf deponeren jaarrekening“ - sem hefur verið starfrækt síðan 2014.
Kosturinn við þessa þjónustu er að maður þarf ekki að kaupa hugbúnað sem er „SBR-samhæfður“. Meðalstór fyrirtæki þurfa að skila uppgjöri í gegnum SBR frá og með reikningsárinu 2017. Einnig fyrir þessi fyrirtæki verður tekin upp tímabundin önnur netþjónusta ("opstellen jaarrekening"). Með þessari þjónustu geta meðalstór fyrirtæki sjálf samið reikningsskilin á XBRL-sniði. Síðan er hægt að senda þessar yfirlýsingar í gegnum netgátt („Digipoort“). Þetta þýðir að fyrirtækið þarf ekki endilega að kaupa „SBR-samhæfðan“ hugbúnað strax.
Þessi þjónusta verður tímabundin og tekur gildi eftir fimm ár, frá og með 2017. Engin skylda er fyrir stór fyrirtæki og meðalstór hópa að skila reikningsskilum í gegnum SBR enn sem komið er. Þetta er vegna þess að þessi fyrirtæki þurfa að takast á við mjög flóknar kröfur. Búist er við því að þessi fyrirtæki fái tækifæri til að velja á milli þess að skrá sig í gegnum SBR eða skráningu í gegnum ákveðið evrópskt snið frá og með 2019.
Engar reglur án undantekninga
Regla væri ekki regla ef engar undantekningar væru til. Tvö, til að vera nákvæm. Nýju reglurnar um skráningu reikningsskila eiga ekki við um lögaðila og fyrirtæki með skráða skrifstofu utan Hollands, sem, á grundvelli Handelsregisterbesluit 2008 (Commercial Register Resolution 2008), ber skylda til að skrá fjárhagsskjölin. hjá Viðskiptaráði, að svo miklu leyti sem og í því formi sem þessi skjöl ættu að birta í landinu þar sem skráð er starfsstöð.
Önnur undantekningin er gerð fyrir útgefendur eins og þeir eru skilgreindir í 1. gr. Wft (fjármálaeftirlitslaga) og dótturfélög útgefanda, ef um er að ræða útgefendur sjálfir. Útgefandi er hver sá sem vill gefa út verðbréf eða hyggst gefa út verðbréf.
Önnur athygli
Það er samt ekki allt. Lögaðilar þurfa sjálfir að taka mið af nokkrum mikilvægum viðbótarþáttum. Einn þessara þátta er sú staðreynd að lögaðilinn mun áfram bera ábyrgð á því að reikningsskil eru í samræmi við skv. lög. Þetta þýðir meðal annars að ársreikningurinn á að geta skapað slíka innsýn að hægt sé að leggja nægjanlega mat á fjárhagsstöðu lögaðilans.
Ég ráðlegg því hverju fyrirtæki að athuga vandlega gögnin í ársreikningnum áður en þau eru lögð fram hverju sinni. Síðast en ekki síst ber að gefa gaum að því að neita að leggja fram skýrslurnar á þann hátt sem mælt er fyrir um, telst það lögbrot á grundvelli Wet op de Economische Delicten (laga um efnahagsbrot). Nokkuð þægilegra hefur verið staðfest að reikningsskilin sem búin eru til með SBR-aðferðinni geta verið notuð af hluthafafundinum til að koma þessum yfirlýsingum á framfæri. Þessir reikningar geta einnig verið háðir endurskoðun endurskoðanda í samræmi við grein 2:393 í hollensku borgaralögunum.
Niðurstaða
Með tilkomu laganna um rafræna skjalavistun í viðskiptaskrám og tilheyrandi ályktun hefur ríkisstjórnin sýnt ágætis framsækni. Fyrir vikið verður skylda fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki að leggja reikningsskilin inn rafrænt frá árunum 2016 og 2017, nema fyrirtækið falli undir gildissvið ein undantekninganna. Kostirnir eru fjölmargir. Ég ráðlegg samt öllum fyrirtækjum að halda viti sínu þar sem endanleg ábyrgð hvílir enn á fyrirtækjunum sem skylt er að skrá og sem forstöðumaður fyrirtækis, þú vilt örugglega ekki vera látinn fást við afleiðingarnar.
Hafa samband
Ef þú hefur einhverjar frekari spurningar eða athugasemdir eftir að þú hefur lesið þessa grein, ekki hika við að hafa samband við hr. Ruby van Kersbergen, hdl Law & More um [netvarið] eða herra Tom Meevis, lögmaður hjá Law & More um [netvarið] eða hringdu í okkur í síma +31 (0)40-3690680.