Vinnuveitendur vinna mikið af gögnum um starfsmenn sína með tímanum. Öll þessi gögn eru geymd í starfsmannaskrá. Þessi skrá inniheldur mikilvægar persónuupplýsingar og af þessum sökum er nauðsynlegt að þetta sé gert á öruggan og réttan hátt. Hversu lengi er vinnuveitendum heimilt (eða, í sumum tilfellum, krafist) að geyma þessi gögn? Í þessu bloggi er hægt að lesa meira um lagalegan varðveislutíma starfsmannaskráa og hvernig eigi að bregðast við honum.
Hvað er starfsmannaskrá?
Eins og fyrr segir þarf vinnuveitandi oft að takast á við starfsmannagögn starfsmanna sinna. Þessi gögn verða að vera rétt geymd og síðan eytt. Þetta er gert í gegnum starfsmannaskrá. Þetta felur í sér nafn og heimilisfang starfsmanna, ráðningarsamninga, frammistöðuskýrslur osfrv. Þessi gögn verða að vera í samræmi við kröfur samkvæmt AVG reglugerðum og verða að geyma í ákveðinn tíma.
(Ef þú vilt vita hvort starfsmannaskráin þín uppfylli kröfur AVG skaltu skoða starfsmannaskrána AVG gátlistann okkar hér)
Varðveisla starfsmannagagna
AVG gefur ekki sérstaka varðveislutíma fyrir persónuupplýsingar. Það er ekkert einfalt svar við varðveislutíma starfsmannaskrár þar sem hún samanstendur af mismunandi gerðum af (persónu)gögnum. Annar varðveislutími gildir fyrir hvern flokk gagna. Það hefur einnig áhrif á hvort viðkomandi er enn starfsmaður, eða hefur hætt störfum.
Flokkar varðveislutíma
Eins og fram kemur hér að ofan eru mismunandi varðveislutímar tengdir varðveislu persónuupplýsinga í starfsmannaskrá. Það eru tvö viðmið sem þarf að huga að, þ.e. hvort starfsmaður sé enn í starfi eða hafi hætt störfum. Eftirfarandi sýnir hvenær tilteknum gögnum ætti að eyða, eða öllu heldur varðveita.
Núverandi starfsmannaskrá
Engir fastir varðveislutímar eru settir fyrir gögn sem eru í núverandi starfsmannaskrá starfsmanns sem er enn í starfi. AVG leggur einungis þá skyldu á herðar vinnuveitenda að halda starfsmannaskrám „uppfærðum“. Í því felst að vinnuveitanda er sjálfum skylt að setja frest til reglubundinnar yfirferðar starfsmannaskráa og eyðingar úreltra gagna.
Umsóknarupplýsingar
Umsóknargögnum um umsækjanda sem ekki er ráðinn skal eyða innan 4 vikna að hámarki eftir að umsóknarferli lýkur. Gögn eins og hvatningar- eða umsóknarbréf, ferilskrá, yfirlýsing um hegðun, bréfaskipti við umsækjanda falla undir þennan flokk. Með samþykki umsækjanda er unnt að varðveita gögnin í um 1 ár.
Aðlögunarferli
Þegar starfsmaður hefur lokið aðlögunarferli og snýr aftur til starfa gildir hámarks vistunartími 2 ár eftir að enduraðlögun lýkur. Frá þessu er undantekning þegar vinnuveitandi er sjálftryggjandi. Í þeirri stöðu gildir 5 ára varðveislutími.
Að hámarki 2 árum eftir starfslok
Eftir að starfsmaður hættir störfum er megnið af (persónu)upplýsingunum í starfsmannaskrá háð varðveislutíma í allt að 2 ár.
Þessi flokkur inniheldur:
- Ráðningarsamningar og breytingar á þeim;
- bréfaskipti er varða uppsögn;
- Skýrslur um úttektir og árangursmat;
- Bréfaskipti sem tengjast stöðuhækkun/deyfð;
- Bréfabréf um veikindi frá UWV og fyrirtækislækni;
- Skýrslur sem tengjast lögum um umbætur hliðvarða;
- Samningar um aðild að samstarfsráði;
- Afrit af vottorði.
Að minnsta kosti 5 árum eftir starfslok
Ákveðin gögn um starfsmannaskrá eru háð 5 ára varðveislutíma. Vinnuveitanda er því skylt að varðveita þessi gögn í 5 ár eftir að starfsmaður hættir störfum. Þetta eru eftirfarandi gögn:
- Launaskattsyfirlit;
- Afrit af persónuskilríki starfsmanna;
- Gögn um þjóðerni og uppruna;
- Gögn sem tengjast launaskatti.
Þessum gögnum ber því að geyma í að minnsta kosti fimm ár, jafnvel þó að í stað þeirra komi nýjar yfirlýsingar í starfsmannaskrá.
Að minnsta kosti 7 árum eftir starfslok
Því næst ber vinnuveitandinn einnig svokallaða „skatthaldsskyldu“. Þetta skyldar vinnuveitanda til að varðveita allar grunnskrár í 7 ár. Þannig að þetta felur í sér grunngögn, launauppbót, launaskrár og launasamninga.
Útrunninn varðveislutími?
Þegar hámarks varðveislutími gagna úr starfsmannaskrá er liðinn má vinnuveitanda ekki lengur nota gögnin. Þessum gögnum ætti síðan að eyða.
Þegar lágmarksgeymslutími er liðinn skal vinnuveitandi heimilt eyðileggja þessi gögn. Undantekning gildir þegar lágmarksgeymslutími er liðinn og starfsmaður óskar eftir eyðingu gagna.
Hefur þú spurningar um varðveislutíma starfsmannaskráa eða varðveislutíma annarra gagna? Ef svo er, vinsamlegast hafðu samband við okkur. Okkar atvinnulögfræðingar mun vera fús til að hjálpa þér!