Lögin um rafræna skjalavistun í viðskiptaskrám: hvernig stjórnvöld fara með tímana

Hvernig gengur lífið dag frá degi? Er það í jafnvægi og allt eins og það á að vera? Er jafnvægi hvort sem litið er á veraldlega stöðu eða andlega? Lífið er eins og það er. Það er ekki alltaf sólskyn. Það koma reglulega lægðir með rok og rigningu. Við vitum að í heildar samhenginu er lægð hluti af vistkerfi að leita að jafnvægi. Stundum erum við stödd í miðju lægðarinnar. Þar er logn og gott veður, sama hvað gengur á þar sem stormurinn er mestur. Sama lögmál gildir varðandi þitt eigið líf. Ef þú ert í þinn miðju, þínum sannleik þá heldur þú alltaf jafnvægi átakalaust. Sama hvað gustar mikið frá þér þegar þú lætur til þín taka. Huldufólk hefur gefið okkur hugleiðslu sem hjálpar okkur að finna þessa miðju, finna kjarna okkar og sannleikann sem í honum býr. Þegar þú veist hver þú ert og hvers vegna þú ert hér, mun líf þitt vera í flæðandi jafnvægi. Hugleiðslan virkjar þekkinguna sem er í vitund jarðar og færir hana með lífsorkunni inn í líkama okkar. Þar skoðar hún hugsana og hegðunar munstrið og athugar hvort það myndar átakalausu flæðandi jafnvægi. Hinn möguleikinn er falskt jafnvægi sem hafa þarf fyrir að viðhalda með tilheyrandi striti, áhyggjum og ótta. Síðan leiðbeinir þessi þekking okkur að því jafnvægi sem er okkur eðlilegt. Við blómstrum átakalaust, líkt og planta sem vex átakalaut frá fræi í fullþroska plöntu sem ber ávöxt.

Að aðstoða alþjóðlega viðskiptavini sem hafa viðskipti í Hollandi er hluti af daglegu starfi mínu. Þegar öllu er á botninn hvolft er Holland frábært land til að stunda viðskipti í, en að læra tungumálið eða venjast hollenskum viðskiptaháttum getur stundum verið flókið fyrir erlend fyrirtæki. Þess vegna er hjálparhönd oft þegin. Umfang aðstoðar minnar er allt frá því að aðstoða við flókin verkefni, til aðstoðar í samskiptum við hollensk yfirvöld. Nýlega fékk ég fyrirspurn frá skjólstæðingi um að gera grein fyrir því sem nákvæmlega kom fram í bréfi Hollenska viðskiptaráðsins. Þetta einfalda, þó mikilvæga og upplýsandi bréf varði nýjung í skjalavörslu reikningsskila, sem innan skamms verður aðeins mögulegt rafrænt. Bréfið var afleiðing af löngun stjórnvalda til að hreyfa við tímunum, nýta kosti rafrænnar gagnaskipta og koma á stöðluðum hætti til að meðhöndla þetta árlega endurtekna ferli. Þess vegna þarf að leggja reikningsskilin inn rafrænt frá fjárhagsárinu 2016 eða 2017, eins og hún er tilgreind í votri vörslu í viðskiptaskrám eftir rafrænum vegum (lögin um rafræna skjalavistun í viðskiptaskrám) sem kynnt voru ásamt Besluit rafrænu vísbending um viðskiptaskrár (ályktun um rafræna skjalavistun í viðskiptaskrám); hið síðarnefnda veitir viðbótar, nákvæmar reglur. Alveg munnlegur, en hvað felast nákvæmlega í þessum lögum og ályktun?

Hollensku lögin um rafræna skjalavistun í viðskiptaskrám - hvernig ríkisstjórnin þokast með tímanum

Þá og nú

Áður mátti afhenda reikningsskilin í Viðskiptaráði bæði rafrænt og á pappír. Í hollensku einkaréttarlögunum er enn að miklu leyti kunnugt um ákvæði sem byggja á afhendingu á pappír. Sem stendur er hægt að líta á þessa aðferð sem gamaldags og ég var reyndar svolítið hissa á því að þessi þróun hefur ekki myndast fyrr. Það er ekki erfitt að ímynda sér að umsóknar ársreikninga á pappír hafi mikla galla miðað við rafræna skjalavistun þessara skjala þegar horft er til kostnaðar- og tímasjónarmiða. Hugsaðu um kostnað vegna pappírs og kostnað og tíma sem þarf til að setja ársskýrslur á pappír og skila þeim - einnig á pappír - til Viðskiptaráðs, sem þarf síðan að afgreiða þessi skriflegu skjöl, ekki einu sinni að minnast á tíma og kostnað sem myndast þegar látið er til endurskoðanda semja eða staðfesta þessar (óstöðluðu) reikningsskil. Þess vegna lagði ríkisstjórnin til að nýta sér „SBR“ (stytting á: Standard Business Report), sem er staðlað rafræn aðferð til að búa til og skila fjárhagslegum upplýsingum og skjölum, byggð á gagnagrunni (hollenska taxonomie). Þessi verslun inniheldur skilgreiningar á gögnum sem hægt er að nota til að búa til reikningsskilin. Annar kostur SBR-aðferðarinnar er að ekki aðeins verður skiptast á gögnum milli fyrirtækisins og Viðskiptaráðs, heldur vegna stöðlunarinnar verður líka auðveldara að skiptast á gögnum við þriðja aðila. Lítil fyrirtæki geta þegar lagt fram ársreikninginn rafrænt með SBR-aðferðinni síðan 2007. Fyrir meðalstór og stór fyrirtæki hefur þessi möguleiki verið kynntur árið 2015.

Svo hvenær og fyrir hvern?

Ríkisstjórnin gerði ljóst að svarið við þessari spurningu er dæmigert mál um „stærðarmál“. Smáfyrirtækjum verður skylt að skila ársreikningi rafrænt í gegnum SBR frá og með fjárhagsárinu 2016. Í staðinn hafa smáfyrirtæki sem (semja og) leggja fram reikningsskilin sjálf, möguleika á að leggja yfirlýsingarnar í gegnum ókeypis netþjónustu - þjónustuna „zelf deponeren jaarrekening“ - sem er starfandi síðan 2014. Kosturinn við þetta þjónustan er sú að maður þarf ekki að kaupa hugbúnað sem er „SBR-samhæfur“. Meðalstór fyrirtæki þurfa að skila ársreikningi í gegnum SBR frá og með fjárhagsárinu 2017. Einnig fyrir þessi fyrirtæki verður kynnt tímabundin valþjónusta á netinu („opstellen jaarrekening“). Með þessari þjónustu geta meðalstór fyrirtæki samið reikningsskilin sjálf á XBRL-sniði. Síðan er hægt að skila þessum yfirlýsingum í gegnum netgátt („Digipoort“). Þetta þýðir að fyrirtækið þarf ekki endilega að kaupa „SBR-samhæfan“ hugbúnað strax. Þessi þjónusta verður tímabundin og nýtist eftir fimm ár, talið frá 2017. Engin skylda er fyrir stórfyrirtæki og meðalstór hópfyrirtæki að leggja fram ársreikning í gegnum SBR enn sem komið er. Þetta er vegna þess að þessi fyrirtæki verða að takast á við mjög flókið mengi af kröfum. Væntingin er sú að þessi fyrirtæki fái tækifæri til að velja á milli skjalavistunar í gegnum SBR eða skjalavörslu í gegnum ákveðið evrópskt snið frá og með 2019.

Engar reglur án undantekninga

Regla væri ekki regla ef engar undantekningar væru gerðar. Tveir, til að vera nákvæmir. Nýju reglurnar varðandi framlagningu reikningsskilanna eiga ekki við um lögaðila og fyrirtæki með skráða skrifstofu utan Hollands, sem á grundvelli Handelsregisterbesluit 2008 (viðskiptaskrárupplausn 2008) hafa skyldu til að skila fjárhagsgögnum í Viðskiptaráði, svo langt sem og í því formi sem þessum skjölum ber að upplýsa í landinu sem skrifstofan hefur skráð. Önnur undantekningin er gerð fyrir útgefendur eins og skilgreint er í grein 1: 1 í Wft (lögum um fjármálaeftirlit) og dótturfyrirtækja útgefanda, ef þetta eru útgefendur sjálfir. Útgefandi er hver sá sem vill gefa út verðbréf eða hyggst gefa út verðbréf.

Önnur athygli

Það er samt ekki allt. Lögaðilar þurfa sjálfir að taka mið af nokkrum viðbótarþáttum sem skipta máli. Einn af þessum þáttum er sú staðreynd að lögaðilinn verður áfram ábyrgur fyrir umsóknar ársreikninga sem eru í samræmi við lögin. Þetta þýðir meðal annars að reikningsskilin ættu að geta skapað slíka innsýn að hægt sé að meta fjárhagsstöðu lögaðilans nægjanlega. Ég ráðleggi því hverju fyrirtæki að skoða gögnin í ársreikningnum vandlega áður en þau eru lögð inn á öllum tímum. Síðast en ekki síst, gætið þess að neita að skila yfirlýsingum með þeim hætti sem mælt er fyrir um, mun vera lögbrot á grundvelli Wet op de Economische Delicten (lögum um efnahagsbrot). Frekar hentugt að það hefur verið staðfest að ársreikningurinn sem er búinn til með SBR-aðferðinni getur verið notaður af hluthafafundinum til að koma á framfæri þessum yfirlýsingum. Þessir reikningar geta einnig verið háðir endurskoðun endurskoðanda í samræmi við grein 2: 393 í hollensku borgaralögunum.

Niðurstaða

Með tilkomu laganna um rafræna skjalavistun í viðskiptaskrám og tilheyrandi ályktun hefur ríkisstjórnin sýnt ágætis framsækni. Fyrir vikið verður skylda fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki að leggja reikningsskilin inn rafrænt frá árunum 2016 og 2017, nema fyrirtækið falli undir gildissvið ein undantekninganna. Kostirnir eru fjölmargir. Ég ráðlegg samt öllum fyrirtækjum að halda viti sínu þar sem endanleg ábyrgð hvílir enn á fyrirtækjunum sem skylt er að skrá og sem forstöðumaður fyrirtækis, þú vilt örugglega ekki vera látinn fást við afleiðingarnar.

Hafa samband

Ef þú hefur frekari spurningar eða athugasemdir eftir að hafa lesið þessa grein, ekki hika við að hafa samband við mr. Maxim Hodak, lögmaður kl Law & More í gegnum maxim.hodak@lawandmore.nl eða mr. Tom Meevis, lögmaður kl Law & More í gegnum tom.meevis@lawandmore.nl eða hringdu í síma +31 (0) 40-3690680.

Deila