Sem vinnuveitandi er mikilvægt að geyma gögn starfsmanna á réttan hátt. Með því er þér skylt að halda starfsmannaskrá yfir persónuupplýsingar starfsmanna. Þegar slík gögn eru geymd þarf að taka tillit til persónuverndarlaga um almenna persónuverndarreglugerð (AVG) og framkvæmd laga um almenna persónuverndarreglugerð (UAVG). AVG leggur skyldur á vinnuveitanda í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga. Með þessum gátlista muntu vita hvort starfsmannaskrár þínar uppfylli kröfurnar.
- Hvaða gögn má vinna í starfsmannaskrá?
Meginreglan sem fylgt er er að einungis megi fylgja með gögn sem nauðsynleg eru vegna starfsmannaskrár: rétta framkvæmd ráðningarsamnings við starfsmann.
Í öllum tilvikum verða „venjulegar“ persónuupplýsingar varðveittar eins og:
- Nafn;
- Heimilisfang;
- Fæðingardagur;
- Afrit af vegabréfi/skilríki;
- BSN númer
- Undirritaður ráðningarsamningur ásamt ráðningarkjörum og viðaukum;
- Frammistöðu- og þróunargögn starfsmanna, svo sem matsskýrslur.
Vinnuveitendur geta valið að stækka starfsmannaskrána til að innihalda önnur gögn eins og persónulegar athugasemdir vinnuveitanda, skrá yfir fjarvistir, kvartanir, viðvaranir, skrár yfir viðtöl osfrv.
Sem vinnuveitandi er mikilvægt að uppfæra þessi gögn reglulega til að sækjast eftir réttmæti og nákvæmni í tengslum við lagalega varðveislutíma.
- Hvenær má vinna „venjuleg“ persónuupplýsingar í starfsmannaskrá?
Atvinnurekandi verður að íhuga hvenær og hvaða „venjulegar“ persónuupplýsingar mega vera geymdar í starfsmannaskránni. Samkvæmt 6. grein AVG geta vinnuveitendur geymt „venjuleg“ persónuupplýsingar í starfsmannaskránni af sex ástæðum. Þessar ástæður eru ma:
- Starfsmaður hefur gefið samþykki fyrir vinnslunni;
- Vinnsla er nauðsynleg fyrir framkvæmd samnings starfsmanna (ráðningar);
- Vinnslan er nauðsynleg vegna lagalegrar skyldu sem hvílir á vinnuveitanda (svo sem að greiða skatta og iðgjöld);
- Vinnsla er nauðsynleg til að vernda brýna hagsmuni starfsmanns eða annars einstaklings (dæmi á við þegar bráð hætta er yfirvofandi en starfsmaðurinn er andlega ófær um að veita samþykki);
- Vinnsla er nauðsynleg vegna almannahagsmuna/almannareglu;
- Vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lögmætum hagsmunum vinnuveitanda eða þriðja aðila (nema þar sem hagsmunir starfsmanns vega þyngra en lögmætir hagsmunir vinnuveitanda).
- Hvaða gögn á ekki að vinna í starfsmannaskrá?
Fyrir utan „venjuleg“ gögn sem eru innifalin í skránni eru einnig gögn sem (venjulega) ættu ekki að vera með vegna þess að þau eru sérstaklega viðkvæm í eðli sínu. Þetta eru „sérstök“ gögnin og innihalda:
- Viðhorf;
- Kynhneigð;
- Kynþáttur eða þjóðerni;
- Læknisgögn (þar á meðal þegar starfsmaður veitir sjálfviljugur).
„Sérstök“ gögn má aðeins geyma undir AVG í 10 undantekningum. Helstu 3 undantekningarnar eru sem hér segir:
- Starfsmaður hefur gefið skýrt samþykki fyrir vinnslunni;
- Þú vinnur með persónuupplýsingar sem starfsmaðurinn sjálfur hefur afhent markvisst;
- Vinnslan er nauðsynleg vegna brýnna almannahagsmuna (þarf hollenskur lagagrundvöllur til að beita sér fyrir því).
- Öryggisráðstafanir starfsmannaskráa
Hverjir mega sjá starfsmannaskrána?
Starfsmannaskrá má einungis skoða einstaklinga sem aðgangur er nauðsynlegur til að gegna starfi. Meðal þessara aðila eru td vinnuveitandi og starfsmenn starfsmannasviðs. Starfsmaður á einnig sjálfur rétt á að sjá starfsmannaskrá sína og breyta röngum upplýsingum.
Öryggiskröfur fyrir skrána
Að auki er mikilvægt að taka tillit til þess að AVG setur kröfur um stafræna eða pappírsgeymslu starfsmannaskráa. Sem vinnuveitandi er þér skylt að gera ráðstafanir til að vernda friðhelgi starfsmanna. Skráin verður því að vera vernduð gegn netglæpum, óviðkomandi aðgangi, breytingum eða eyðingu.
- Geymslutími starfsmannaskráa
AVG segir að persónuupplýsingar megi varðveita í takmarkaðan tíma. Sum gögn eru háð lögbundnum varðveislutíma. Fyrir önnur gögn ber vinnuveitanda að setja tímamörk fyrir eyðingu eða reglubundna endurskoðun á nákvæmni gagna. AVG segir að gera þurfi sanngjarnar ráðstafanir til að tryggja að ónákvæm gögn séu geymd á skrá.
Viltu vita meira um varðveislutíma starfsmannaskráa? Lestu svo bloggið okkar varðveislutíma starfsmannaskráa.
Uppfyllir starfsmannaskrá þín þær kröfur sem taldar eru upp hér að ofan? Þá eru líkurnar á því að það sé AVG samhæft.
Ef þú hefur enn spurningar um starfsmannaskrá eða um AVG eftir að hafa lesið þetta blogg, vinsamlegast hafðu samband við okkur. Okkar atvinnulögfræðingar mun vera fús til að hjálpa þér!
