Lögfræðileg málefni fyrirtækja í Hollandi: algengustu áhætturnar

Þau lagalegu vandamál sem oftast lenda í hollenskum fyrirtækjum eru merkilega fyrirsjáanleg og flest þeirra má rekja til skjals sem aldrei var samið rétt eða aldrei notað.

Fjórir flokkar eru meirihlutinn. Samningsdeilur um framkvæmd, greiðslur og uppsögn, þar sem úrslitaatriðið er yfirleitt hvort almennir skilmálar hafi verið gildir áður en samningur var gerður, og hvort tilkynning um vanskil hafi verið gefin á þann hátt sem gr. 6:82 í hollensku borgaralögunum (BW) krefst. Vinnumáladeilur, þar sem hollensk uppsagnarlög gefa vinnuveitanda aðeins þrjár leiðir, hver með sínum skilyrðum. Deilur milli fyrirtækja og hluthafa, þar sem samþykktir félagsins og hluthafasamningur ákvarða hvað er hægt að þvinga fram og hverjir gera það, og þar sem rannsóknarferli og skyldubundin framsal eða afturköllun hlutabréfa veita fullkomna úrræðið. Og eftirlitsáhrif, allt frá persónuvernd og samkeppnislögum til eftirlits á tilteknum atvinnugreinum.

Tvær skipulagslegar áhættur ná yfir allar fjórar. Stjórnendur geta borið persónulega ábyrgð, gagnvart félaginu samkvæmt 2:9 grein BW og gagnvart þriðja aðila eða gjaldþrotabúinu ef félagið fer á hausinn, og sú áhætta eykst með stjórnsýslulegum mistökum eins og seinkaðri skil á ársreikningum. Og krafa sem er of löng getur fyrnst, þar sem fyrningarfrestir samkvæmt hollenskum lögum eru styttri en mörg erlend fyrirtæki búast við.

Hér að neðan förum við í gegnum hvern flokk, útskýrum hvað fer yfirleitt úrskeiðis og setjum fram fyrirbyggjandi skref sem vert er að grípa til áður en deila kemur upp frekar en eftir hana.

Í stuttu máli: hvaða lagalegu vandamál standa hollensk fyrirtæki frammi fyrir mestum?

Samningar, ráðningar, hluthafasambönd og reglugerðir, þar sem ábyrgð stjórnarmanna og fyrningarfrestur eru áhættuþættir á öllum sviðum. Taflan sýnir lykilregluna fyrir hvert þeirra.

Hvers vegna koma svona oft upp samningsdeilur?

Vegna þess að mörg fyrirtæki reiða sig á skjöl sem standast ekki: almenna skilmála sem aldrei voru gildlega innleiddir, óljósar forskriftir eða engin skrifleg tilkynning um vanskil. Samkvæmt hollenskum lögum ráða formsatriðin oft hver vinnur.

Eru almennu skilmálar ykkar gildir?

Aðeins ef þau voru samþykkt og, í flestum tilfellum, gerð aðgengileg hinum aðilanum fyrir eða þegar samningurinn var gerður (6. gr. 234 BW). Ef ekki, getur hinn aðilinn ógilt óeðlilega íþyngjandi ákvæði, svo sem takmörkun á ábyrgð.

Milli fyrirtækja kemur oft upp „formdeila“: báðir aðilar vísa til eigin skilmála. Samkvæmt 6:225(3) grein BW gilda fyrst skilmálar, nema hinn aðilinn hafni þeim sérstaklega. Fyrir alþjóðlega samninga getur Vínarsamningurinn um kaup og sölu (CISG) átt við, með öðrum reglum. Athugaðu hvaða skilmálar eiga við áður en samningur er undirritaður.

Hvernig setur maður hinn aðilann í vanskil?

Venjulega með skriflegri tilkynningu um vanskil ( ingebrekestelling ) sem veitir hæfilegan frest til efnda (6:82 gr. BW). Ekki fyrr en sá frestur er liðinn telst hinn aðilinn vanskilamaður og þá fyrst er hægt að krefjast skaðabóta eða rifta samningnum.

Undantekningar eru til staðar, til dæmis þegar ákveðinn frestur er liðinn eða þegar hinn aðilinn hefur gefið það skýrt til kynna að hann muni ekki standa við samninginn (6:83. gr. BW). Það er áhættusamt að reiða sig á undantekningu, svo ef vafi leikur á skal samt sem áður senda tilkynningu.

Hvað á við um seinkaða greiðslu?

Milli fyrirtækja gilda lögbundnir viðskiptavextir ( wettelijke handelsrente ) sjálfkrafa frá samþykktum greiðsludegi, eða ef enginn dagur hefur verið samþykktur, 30 dögum eftir móttöku reiknings (6:119a gr. BW). Greiðsluskilmálar sem eru lengri en 60 dagar eru aðeins gildir í undantekningartilvikum. Þegar stórt fyrirtæki kaupir af lítilli eða meðalstóru fyrirtæki er hámarkið 30 dagar og lengri tími er ógildur.

Algengar orsakir samningsdeilna eru meðal annars:

• óljósar eða ófullkomnar forskriftir um það sem þarf að afhenda;
• deilur um hvort framkvæmd hafi verið á réttum tíma og af umsömdum gæðum;
• uppsögn án gildrar fyrirvara um vanskil;
• ákvæði um ábyrgðartakmörkun sem reynast ógild.

Hvað fer úrskeiðis í atvinnumálum?

Aðallega uppsagnir sem eru hafnar án traustra skráar eða eftir röngum leiðum. Hollensk lög bjóða vinnuveitanda þrjár leiðir til að slíta ótímabundnum ráðningarsamningi og hver þeirra hefur sín eigin skilyrði.

Þrjár leiðir eru: uppsögn með gagnkvæmu samþykki samkvæmt uppgjörssamningi, uppsögn með leyfi frá UWV (vegna efnahagsástæðna eða langvinnra veikinda) og uppsögn fyrir héraðsdómi (af öðrum ástæðum, svo sem lélegri frammistöðu eða trufluðu vinnusambandi). Vinnuveitandi verður að hafa rökstudda ástæðu samkvæmt 7:669 gr. BW og verður fyrst að íhuga breytingu á ráðningarferlinu.

Önnur endurtekin vandamál:

• Keðjureglan fyrir tímabundna samninga (7. gr. 668a í lögunum): fleiri en þrír samningar eða meira en 36 mánuðir leiða til ótímabundins samnings;
• launagreiðsla og enduraðlögun vegna veikinda, þar sem mistök geta leitt til launaviðurlaga frá UWV;
• samkeppnisbannsákvæði sem eru ekki gild í tímabundnum samningi án skriflegrar ástæðu;
• samræmi við kjarasamning (Cao) sem á við um geirann;
• kvartanir um mismunun eða áreitni.

Starfsmaður sem lýkur ráðningarsamningi sínum á almennt rétt á bráðabirgðagreiðslu sem nemur einum þriðja af mánaðarlaunum á hvert starfsár, að hámarki 102,000 evrum árið 2026 eða einum árslaunum ef þær eru hærri.

Hvernig eru deilur hluthafa leystar?

Fyrst í gegnum samþykktir félagsins og hluthafasamning, og ef það tekst ekki, í gegnum dómstóla. Skjölin sem samin eru í upphafi ráða yfirleitt hver getur þvingað hvað fram.

Hvers vegna skiptir hluthafasamningurinn máli?

Góður hluthafasamningur kveður á um hvað gerist ef hluthafi hættir að eiga viðskipti, ef ágreiningur kemur upp um verðmat hlutabréfa eða ef stjórnarmenn ráðast af félaginu. Ákvæði eins og „drag-along“, „tag-along“ og „good leaver/bad leaver“ koma í veg fyrir að ágreiningur lami félagið. Margar deilur koma upp vegna þess að slíkar ákvæði vantar eða eru illa orðaðar.

Hvaða lagaleg úrræði eru í boði?

Ef skjölin bjóða ekki upp á lausn, þá eru tvær meginleiðir í boði í hollenskum lögum:

• Málsmeðferð við lausn deilumála (geislareglu, Greinar 2:335 til 2:343c BW): Hluthafi getur verið neyddur til að framselja hluti sína ef háttsemi hans skaðar félagið alvarlega, eða hluthafi getur krafist þess að aðrir kaupi hluti hans ef réttindi hans eru skert.
• Rannsóknarferli (rannsóknarferli, 2. gr.:344 og síðari BW) fyrir Fyrirtækjaráði (Ondernemingsherbergi) af Amsterdam Áfrýjunardómstóll: Dómstóllinn getur fyrirskipað rannsókn á stefnu fyrirtækisins og gripið til tafarlausra aðgerða, svo sem að fresta starfi stjórnarmanns eða skipa hann tímabundið.

Báðar leiðirnar taka tíma og kosta peninga. Forvarnir, með vel gerðum skjölum og skýrri ákvarðanatöku, eru næstum alltaf ódýrari.

Hvaða regluverk skapa mesta áhættu?

Persónuvernd, samkeppnislög og reglur sem eru sértækar fyrir hvern geira. Sektir geta verið háar og eftirlitsaðilar beinast í auknum mæli einnig að litlum og meðalstórum fyrirtækjum.

• Gagnavernd: Almennu persónuverndarreglugerðin (GDPR) gildir um öll fyrirtæki sem vinna með persónuupplýsingar. Persónuverndarstofnun Hollands (Heimild til persónuupplýsinga) hefur eftirlit og sektir geta numið 20 milljónum evra eða 4% af ársveltu um allan heim, hvort sem er hærra (83. gr. GDPR).
• Samkeppnislög: Samkeppnislögin (Meðferðarblöt) bannar samninga sem takmarka samkeppni, svo sem verðsamráð eða markaðsskiptingu. Neytenda- og markaðseftirlitið (ACM) hefur eftirlit og getur lagt á sektir.
• Aðgerðir gegn peningaþvætti: Fjármálastofnanir og ákveðnar starfsstéttir, svo sem endurskoðendur, lögfræðingar og fasteignasalar, verða að framkvæma áreiðanleikakönnun á viðskiptavinum samkvæmt lögum um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka (Wwft).
• Gagnsæi: Fyrirtæki verða að skrá raunverulega eigendur sína í UBO-skrána. Frá því að dómstóll Evrópusambandsins kvað upp úrskurð 22. nóvember 2022 (sameinuð mál C-37/20 og C-601/20) er skráin ekki lengur opin almenningi.
• Reglur um geirana: orka, fjármál, heilbrigðisþjónusta og samgöngur hafa hver sína eigin eftirlitsaðila og leyfi.

Hvenær ber stjórnandi persónulega ábyrgð?

Þegar stjórnarmaður hefur alvarlega vanrækt skyldur sínar. Stjórnarmaður hollensks BV eða NV ber í meginatriðum ekki ábyrgð á skuldum félagsins, en sú vernd hefur sín takmörk.

Hvenær ber stjórnarmaður ábyrgð gagnvart félaginu?

Samkvæmt 2:9 grein BW skal hver stjórnarmaður gegna skyldum sínum á réttan hátt. Stjórnarmaður ber aðeins persónulega ábyrgð gagnvart félaginu ef hægt er að kenna honum um alvarlega óviðeigandi frammistöðu. Dæmi um þetta er að hafa greinilega farið út fyrir markmið félagsins eða hunsað samþykktir félagsins.

Hvenær er stjórnandi ábyrgur fyrir gjaldþroti?

Ef félagið fer á hausinn getur skiptastjóri ( forstöðumaður ) gert stjórnarmennina sameiginlega og hvora fyrir sig ábyrga fyrir halla ef stjórnin hefur greinilega gegnt skyldum sínum ófullnægjandi og þetta var mikilvæg orsök gjaldþrotsins (2. gr. 248 í lög um gjaldþrot). Krafan nær aðeins til ófullnægjandi frammistöðu á síðustu þremur árum fyrir gjaldþrotið.

Stjórnsýsluleg mistök vega þungt hér. Ef stjórnin hélt ekki rétt bókhald (2. gr. 10 í lögunum um borgararéttindi) eða skilaði ekki ársreikningi á réttum tíma (2. gr. 394 í lögunum um borgararéttindi) þá gera lögin ráð fyrir óviðeigandi framkvæmd og gera ráð fyrir að það hafi verið mikilvæg orsök gjaldþrotsins. Ársreikningnum skal skilað til fyrirtækjaskrár innan átta daga frá samþykkt og eigi síðar en tólf mánuðum eftir lok reikningsársins. Seinkun á skilum er ein algengasta og auðveldasta ástæðan fyrir því að stjórnarmenn bera persónulega ábyrgð.

Hvenær ber stjórnandi ábyrgð gagnvart kröfuhöfum?

Kröfuhafar geta einnig gert stjórnarmann ábyrgan samkvæmt 6. gr. 162 í lögunum um brot á lögum um réttindi félaga, til dæmis þegar stjórnarmaðurinn hefur leyft félaginu að stofna til skuldbindinga þótt hann viti að það gæti ekki staðið við þær. Þröskuldurinn er hár: stjórnarmaðurinn verður að bera persónulega og alvarlega ábyrgð.

Hversu fljótt fyrnist krafa?

Oft innan fimm ára. Mörg erlend fyrirtæki gera ráð fyrir að þau hafi meiri tíma og tapa kröfu fyrir vikið.

• Krafa um efndir samnings fyrnist fimm árum eftir að hún varð gjaldfallin (3. gr.:307 BW).
• Krafa um skaðabætur fyrnist fimm árum eftir að tjónþoli varð kunnugt um tjónið og hverjum bar ábyrgð, og í öllum tilvikum tuttugu árum eftir atvikið (3. gr.:310 BW).
• Kaupandi sem uppgötvar galla verður að tilkynna það seljanda innan hæfilegs tíma (7:23. gr. BW); ella missir kaupandinn réttindi sín.

Hægt er að rjúfa fyrningarfrest, til dæmis með skriflegri tilkynningu þar sem þú áskilur þér skýrt rétt til efnda (3:317 gr. BW). Fresturinn hefst þá aftur. Fylgist með slíkum frestum og sendið bréf um rjúfun tímanlega.

Hvernig hafa lagaleg mál áhrif á rekstur fyrirtækja?

Þau hafa áhrif á ákvarðanir, ferla og fjárhagsáætlanir. Fyrirtæki sem tekur mið af lagalegri áhættu snemma sparar tíma og peninga síðar meir.

Ef fyrirtæki lendir í fjárhagsvandræðum, þá heimila lög um staðfestingu dómstóls á utanréttarlegum endurskipulagningaráætlunum ( Wet homologie onderhands akkoord , WHOA), sem voru í gildi frá 1. janúar 2021, því að bjóða kröfuhöfum áætlun sem dómstóll getur gert bindandi. Það getur komið í veg fyrir gjaldþrot, en það krefst tímanlegra aðgerða.

Hvaða fyrirbyggjandi aðgerðir eru þess virði að grípa til?

Nokkrar grunnráðstafanir koma í veg fyrir flest vandamálin sem lýst er hér að ofan. Þær kosta mun minna en deila.

1. Gerið semjið almenn skilmála sem henta fyrirtæki ykkar og gangið úr skugga um að þeir séu sendir með hverju tilboði og pöntunarstaðfestingu.
2. Notið skriflega samninga fyrir mikilvæg sambönd, með skýrum forskriftum, frestum og ábyrgðarákvæði.
3. Sendu skriflega tilkynningu um vanskil áður en þú riftir samningi eða krefst skaðabóta.
4. Gerið hluthafasamkomulag með ákvæðum um pattstöðu, útgöngu og verðmat.
5. Halda rétt bókhald og skila ársreikningum á réttum tíma.
6. Búðu til uppsagnarskrá áður en þú byrjar uppsögn og veldu rétta leiðina.
7. Kannaðu vinnslu þína á persónuupplýsingum í samræmi við GDPR og haltu skrá yfir vinnslustarfsemi ef þörf krefur.
8. Fylgjast með fyrningarfrestum og rjúfa þá tímanlega.

Fyrir alþjóðleg fyrirtæki er einnig gagnlegt að kanna hvaða lög eiga við um samninga og ráðningarsambönd og hvaða dómstóll hefur lögsögu. Hollenskar ófrávíkjanlegar reglur, til dæmis um uppsögn, geta átt við jafnvel þótt samningur velji önnur lög.

Hvað getum við gert fyrir þig varðandi lögfræðileg málefni fyrirtækja?

Fyrirtækjalögfræðingar okkar veita hollenskum og alþjóðlegum fyrirtækjum ráðgjöf á ensku og hollensku. Við getum:

• semja eða endurskoða almenna skilmála þína og athuga hvernig þeir eru innifaldir í tilboðum og pöntunarstaðfestingum;
• senda tilkynningu um vanskil eða bréf um rof á fyrningarfresti samkvæmt 3:317. gr. BW;
• semja hluthafasamning og samræma hann við samþykktir félagsins;
• meta áhættu stjórnarmanns samkvæmt 2:9 og 2:248 greinum BW, þar á meðal skil á ársreikningum;
• byggja upp uppsagnarskrá og velja leiðina í gegnum UWV, undirdómstól eða sáttarsamning;
• framkvæma málsmeðferð, þar á meðal lausn deilumála og rannsóknarmál fyrir Fyrirtækjaráði.

Yfirlit

• Flest lagaleg vandamál fyrirtækja stafa af skjölum sem vantaði eða voru illa skrifuð.
• Í samningsdeilum skipta gildandi almennir skilmálar og skrifleg tilkynning um vanskil (6:82. gr. BW) oft úrslitum.
• Best er að koma í veg fyrir deilur hluthafa með hluthafasamkomulagi; lögbundin úrræði eru lausn deilumála og rannsóknarferli.
• Sein skil á ársreikningum skapar forsendu gegn gjaldþroti stjórnarmanna (2:248 gr. BW).
• Margar kröfur fyrnast eftir fimm ár; rofið frestinn.

Algengar spurningar