Fjarvinna yfir landamæri og rammasamningur ESB um fjarvinnu: það sem vinnuveitendur í Hollandi þurfa að vita

Starfsmaður biður um að vinna tvo daga vikunnar frá Antwerpen eða frá foreldrahúsum sínum í Póllandi. Það hljómar eins og tímasetningarmál. Það er það ekki: fjarvinna þvert á landamæri hefur áhrif á þrjú aðskilin réttarkerfi samtímis og þrjú mismunandi lönd geta hvert um sig átt kröfu. Þessi grein útskýrir hvernig á að vinna úr spurningunni í réttri röð, hvað rammasamningur ESB um fjarvinnu þvert á landamæri leysir og hvað ekki, og hvað vinnuveitandi ætti að hafa tiltækt áður en hann samþykkir.

Þrjár spurningar, þrír mögulegir svör, þrjú mismunandi lönd

Algengasta mistökin eru að meðhöndla fjarvinnu þvert á landamæri sem eina spurningu. Hún er þrenns konar, stjórnað af mismunandi tækjum og ákveðin óháð hvorri hlið:

• Hvaða almannatryggingakerfi lands nær til starfsmannsins? Tvíundarkerfi, með í grundvallaratriðum nákvæmlega einu svari.
• Hvaða lands atvinnuréttar stjórnar sambandinu? Ekki tvíundakerfi: valin lög geta átt við á meðan bindandi reglur annars lands ganga framar hlutum þeirra.
• Hvar er starfsmaðurinn skattlagður og öðlast vinnuveitandinn skattskylda viðveru? Tvær spurningar, og það er útsetning vinnuveitandans sem gleymist.

Starfsmaður búsettur í Belgíu, ráðinn af hollensku fyrirtæki, vinnur þrjá daga að heiman og tvo í Eindhoven, geta endað tryggðir í Hollandi, verndaðir af skyldubundnum vinnulögum í Belgíu og skattlagðir að hluta til í hvoru; yfirlit okkar yfir vinnulöggjöf yfir landamæri setur fram hvernig þessi lög hafa samskipti. Það er kerfið sem virkar eins og það á að gera.

Félagstryggingar fyrst

Byrjaðu hér: svarið er skýrast og það knýr pappírsvinnuna áfram. Innan ESB, EES og Sviss samræmir reglugerð 883/2004 þjóðleg kerfi. Hún samræmir ekki; hún úthlutar.

Eitt kerfi í einu

Meginreglan í 11. gr. reglugerðar 883/2004 er sú að einstaklingur fellur aðeins undir löggjöf eins aðildarríkis. Sjálfgefin regla er lex loci laboris : þú ert tryggður þar sem þú starfar í raun, óháð því hvar þú býrð eða hvar vinnuveitandi þinn er með staðfestu. Starfsmaður sem býr í Þýskalandi en vinnur alfarið á hollenskri skrifstofu er tryggður í Hollandi.

Að vinna í tveimur eða fleiri aðildarríkjum

Fjarvinna brýtur gegn einföldu dæmi og 13. gr. reglugerðar 883/2004 tekur við. Þegar starfsmaður starfar í tveimur eða fleiri aðildarríkjum er prófið hvort verulegur hluti vinnunnar fer fram í búseturíkinu. Samkvæmt 14. gr. reglugerðar 987/2009 eru þessi mörk 25% af vinnutíma eða launum, metin á næstu tólf mánuðum.

• Undir 25% í búseturíkinu: Starfsmaðurinn er áfram tryggður þar sem vinnuveitandinn hefur skráð skrifstofu sína. Fyrir hollenskan vinnuveitanda heldur hollenska almannatryggingakerfið áfram.
• Við eða yfir 25%: Hæfi færist yfir í búseturíkið og hollenski vinnuveitandinn verður að skrá sig þar og greiða iðgjöld samkvæmt gjaldskrá þess lands.

Þessi umbylting er allt vandamálið. Einn auka heimavinnudagur í viku getur fært starfsmann alveg úr hollenskum almannatryggingum, með afleiðingum fyrir lífeyrisuppsöfnun, veikindatryggingar og iðgjaldareikninga. Ekkert við þetta er stigvaxandi.

Rammasamningur ESB um fjarvinnu yfir landamæri

Rammasamningurinn er til staðar til að milda þessa bjargbrún. Hann er fjölþjóðlegur samningur sem gerður er samkvæmt 16. gr. reglugerðar 883/2004, sem heimilar aðildarríkjunum að samþykkja undantekningar frá venjulegum úthlutunarreglum fyrir tiltekna einstaklinga eða flokka einstaklinga.

Hvað gerir það

Þar sem við á, heimilar samningurinn starfsmanni sem vinnur að staðaldri fjarvinnu frá búseturíki sínu að vera áfram tryggður í því ríki þar sem vinnuveitandi hefur skráð skrifstofu sína, jafnvel þótt farið sé yfir 25% þröskuldinn um verulega starfsemi. Skilyrðið samkvæmt samningnum er að fjarvinna yfir landamæri í búseturíkinu sé minni en 50% af heildarvinnutíma . Þetta er eina prósentutalan sem samningurinn sjálfur setur. 25% eru ekki skilyrði samningsins heldur þröskuldurinn um verulega starfsemi samkvæmt 13. gr. reglugerðar 883/2004, þar sem starfsmaðurinn helst tryggður í ríki vinnuveitanda án þess að nokkur samningur sé virkjaður. Í reynd svarar samningurinn því við bilið á milli 25% og 50%.

Skilyrðin

• Bæði ríkin verða að vera aðilar að samningnum. Þegar þetta er skrifað hafa 23 ríki undirritað samninginn: Austurríki, Belgía, Króatía, Tékkland, Eistland, Finnland, Frakkland, Þýskaland, Írland, Ítalía, Liechtenstein, Litháen, Lúxemborg, Malta, Holland, Noregur, Pólland, Portúgal, Slóvakía, Slóvenía, Spánn, Svíþjóð og Sviss. Flest ríki beittu honum frá 1. júlí 2023; Slóvenía frá 1. september 2023, Ítalía frá 1. janúar 2024, Litháen frá 1. maí 2024, Írland frá 1. júní 2024 og Eistland frá 1. febrúar 2026. Danmörk, Grikkland, Ungverjaland, Búlgaría, Rúmenía, Kýpur, Lettland og Ísland eru ekki aðilar að samningnum og Bretland hefur gefið til kynna að það muni ekki undirrita hann.
• Það er ekki sjálfvirkt. Það sem vinnuveitendur missa oftast af er að það gildir ekki samkvæmt lögum miðað við staðreyndir málsins. Beiðni verður að berast, með samþykki vinnuveitanda og starfsmanns, til lögbærrar stofnunar í því ríki sem löggjöfin er sótt um — fyrir hollenskan vinnuveitanda, Sociale Verzekeringsbank. Án beiðni gilda venjulegar reglur og starfsmaðurinn getur einfaldlega verið tryggður erlendis.
• Það leiðir til A1 vottorðs. Flytjanlegt skjal sem sýnir fram á hvaða löggjöf ríkisins á við: hvað erlent eftirlitsstofnun biður um og einu raunhæfu sönnun þess að fyrirkomulagið var gert.
• Það nær eingöngu yfir fjarvinnu. Það fjallar um vinnu sem unnin er fjarri búseturíkinu með því að nota upplýsingatækni til að halda sambandi við vinnuumhverfi vinnuveitandans, ekki um heimsóknir viðskiptavina, vinnu á staðnum, sölu eða akstur þangað. Starfsmaður sem vinnur fjarvinnu að 40% hluta og heimsækir einnig viðskiptavini í viðkomandi landi fellur utan þess.
• Það er tvíhliða í gildi. Það fjallar aðeins um dæmið um tvö ríki: búseturíki og vinnuveitandaríki.

Samningurinn er ekki fastur og listinn hér að ofan heldur ekki: Eistland gekk aðeins til liðs við hann frá og með 1. febrúar 2026. Belgíska alríkistryggingastofnunin birtir undirritunarlistann og gildandi texta, sem heldur utan um undirritunarlista fyrir þátttökuríkin, og SVB birtir afstöðu Hollands. Athugið hvort tveggja áður en þið reiðið ykkur á samninginn fyrir nýtt fyrirkomulag eða endurnýjið A1 sem er háð honum, frekar en að gera ráð fyrir að það sem var satt þegar fyrirkomulagið var sett á sé enn satt.

Beiðni sem berst seint er ekki endilega týnd. SVB tekur við beiðnum með afturvirkum áhrifum í allt að þrjá mánuði, að því tilskildu að iðgjöld hafi í raun verið greidd samræmd í því ríki þar sem löggjöf er sótt um á því tímabili. Því ætti að leiðrétta strax bil sem finnst í launaendurskoðun, þar sem tíminn til að leiðrétta það er stuttur.

Þar sem rammasamningurinn á ekki við

Ef annað hvort ríkið hefur ekki undirritað samninginn, ef starfsmaðurinn vinnur frá þriðja ríki, ef fjarvinna nær 50% eða ef fjarvinna er ekki virk í búseturíkinu, þá halda venjulegu reglurnar áfram í gildi: ef farið er yfir 25% í búseturíkinu er starfsmaðurinn tryggður þar og hollenski vinnuveitandinn verður að skrá sig sem erlendan vinnuveitanda og greiða iðgjöld á staðnum. Hægt er að sækja um einstaklingsbundna undantekningu samkvæmt 16. gr. reglugerðar 883/2004, en það þarfnast samþykkis beggja ríkja, er valfrjálst og hægfara. Utan ESB, EES og Sviss getur tvíhliða samningur átt við; þar sem Holland hefur enga er tvöföld trygging eða bil í tryggingum raunhæft.

Vinnulög: Rómar I og reglurnar sem þú getur ekki sagt upp

Hæfileikar almannatrygginga segja ekkert um hvaða vinnulög gilda. Þetta er yfirráðasvæði Rómar I, og það virkar öðruvísi. Samkvæmt 3. gr. Rómar I geta aðilar valið gildandi lög, og flestir hollenskir ​​samningar kjósa hollensk lög. 8. gr. Rómar I takmarkar það sem þetta val áorkar fyrir ráðningarsamning: það getur ekki svipt starfsmanninn vernd ákvæða sem ekki er hægt að víkja frá með samningi samkvæmt lögum sem hefðu átt við ef val hefði ekki verið gert - í fyrsta lagi lög landsins þar sem, eða þaðan sem, starfsmaðurinn vinnur venjulega vinnuna. 8. gr. Rómar I inniheldur einnig undanþáguákvæði þegar samningurinn er nánar tengdur öðru landi, og 9. gr. Rómar I bætir við yfirgnæfandi ófrávíkjanlegum ákvæðum vettvangsins. Við útskýrum þessi samskipti nánar í grein okkar um hvar sjálfstæði aðila mætir ófrávíkjanlegum lögum.

Það er vert að taka skýrt fram hvaða afleiðingar það hefur í reynd. Starfsmaður sem vinnur að mestu leyti heima hjá sér í öðru aðildarríki gæti verið að vinna þar að staðaldri. Hollensk lög geta verið kjörin lög á meðan lögboðin vernd þess lands gildir ofan á þau – og uppsagnarvernd er mjög oft lögboðin. Hollenskur vinnuveitandi sem fylgir leið UWV eða héraðsdómstóls á venjulegan hátt gæti komist að því að hann hafi ekki uppfyllt kröfur um uppsagnarfrest, starfslokagreiðslur eða málsmeðferð í því landi þar sem starfsmaðurinn starfar í raun. Lágmarkslaun, vinnutími, greiddur frídagur, mismununarvernd og samkeppnisbann bjóða upp á sömu meðferð. Það er ekkert þröskuldur hér sem er sambærilegur við 25% almannatryggingaviðmiðið: „framkvæmir að staðaldri“ er eigindlegt mat á því hvar þungamiðja sambandsins liggur.

Þegar fjarvinna verður að póstsendingu

Vinnuveitendur gera ráð fyrir að tilskipunin um útsendingu starfsmanna nái til byggingarstarfsmanna og flutningafyrirtækja. Gildissvið hennar, í 1. gr. tilskipunar 96/71/EB, er alþjóðleg þjónustuveiting: útsending samkvæmt samningi við viðtakanda í öðru aðildarríki, útsending til hóps eða útleiga í gegnum tímabundna vinnumiðlun. 3. gr. setur síðan fram kjarna skilmála gestgjafaríkisins — vinnutíma, greiddan frídag, laun, heilbrigði og öryggi, jafnrétti — sem var útvíkkað með tilskipun 2018/957.

Fjarvinna starfsmanns frá eigin heimili fyrir eigin reikning vinnuveitanda er venjulega ekki útsending: engin þjónusta er veitt viðtakanda í hinu ríkinu. En það er auðveldara að fara yfir strikið en vinnuveitendur búast við. Ef fjarstarfsmaðurinn vinnur á staðnum hjá viðskiptavini í búsetulandi sínu, er ráðinn til samstæðufyrirtækis þar eða er gerður aðgengilegur öðru fyrirtæki, þá gildir útsendingarkerfi gestgjafaríkisins, þar á meðal skyldur til að framfylgja samkvæmt tilskipun 2014/67/ESB. Í Hollandi er það tilkynningarskylda WagwEU, sem erlendur vinnuveitandi verður að uppfylla áður en vinnan hefst; önnur aðildarríki reka sínar eigin vefgáttir og hollenskir ​​vinnuveitendur verða að nota þær þegar flæðið er út á við.

Skattur: Áhætta vinnuveitanda kemur fyrst

Þessi kafli er vísvitandi á háu stigi. Skattaleg afstaða byggist á tilteknum samningstextum og staðreyndum, og ekkert hér er skattaráðgjöf; ráðfærðu þig við skattaráðgjafa áður en nokkur samningur er gerður.

Áhætta á fastri starfsstöð

Það sem mestu máli skiptir er ekki skattareikningur starfsmannsins. Það er að heimavinnustaður erlendis getur talist fast starfsstöð vinnuveitanda í viðkomandi landi, samkvæmt grein gildandi samnings um fasta starfsstöð. Spurningin snýst almennt um hvort heimaskrifstofan sé til ráðstöfunar vinnuveitanda og notuð nægilega reglulega fyrir reksturinn, og sérstaklega hvort starfsmaðurinn gerir venjulega samninga eða gegnir aðalhlutverki sem leiðir til gerð þeirra, sem háður umboðsmaður. Yfirmennta- og viðskiptastörf hafa í för með sér verulega meiri áhættu. Föst starfsstöð hefur í för með sér skattframtal fyrirtækja, hagnaðarúthlutun og oft staðbundna launagreiðslur.

Staða starfsmannsins

Tekjur af atvinnu eru flokkaðar samkvæmt grein um atvinnutekjur í viðeigandi samningi. Almennt séð eru tekjur skattskyldar þar sem vinnan fer fram líkamlega, með þeirri undantekningu að starfsmaðurinn sé aðeins staddur í hinu ríkinu í takmarkaðan tíma, launin koma frá vinnuveitanda sem er ekki búsettur þar og eru ekki greidd af fastri starfsstöð þar. Skiptir vinnudagar þýða skipt skattlagningarréttindi og afleiðingar fyrir launagreiðslur beggja aðila.

Belgía og Þýskaland

Holland hefur tvíhliða samninga við bæði Belgíu og Þýskaland og samgöngur milli landa eru langvarandi stefnumál í báðum samskiptum. Vinnudagar heima eru lifandi samningaviðræður og staða samningsins gagnvart Belgíu hefur verið að breytast: nýr samningur var undirritaður árið 2023 og gildistaka hans og fyrsta gildisár eru skráð í Verdragenbank á verdragenbank.overheid.nl, sem er eini staðurinn sem vert er að athuga með tilliti til þess. Áður en launaskrá er sett upp skal kanna hvaða samningstexti gildir um viðkomandi ár og hvað hann segir um vinnudaga heima — ekki út frá fyrri framkvæmd og ekki út frá umfjöllun fjölmiðla um undirskrift.

Vinnuskilyrði og heilbrigði og öryggi á heimavinnustað erlendis

Hollensk lög um heilbrigði og öryggi stöðvast ekki á starfsstöðvum vinnuveitanda. Samkvæmt Arbeidsomstandighedenwet ber vinnuveitandi skyldur gagnvart vinnustaðnum sem hann heimilar starfsmanni að nota: 3. gr. krefst stefnu sem miðar að bestu mögulegu vinnuskilyrðum og 5. gr. áhættuskráningar og mats, með sérstöku kerfi fyrir vinnu sem er óháð staðsetningu. Erlendis getur vinnuveitandi ekki auðveldlega gert eftirlit og gæti staðið frammi fyrir annarri, staðbundinni kerfisskrá. Raunhæf aðferð er sjálfsmat starfsmanns, skjalfestur staðall fyrir búnað, skriflegar leiðbeiningar og leið til að tilkynna atvik sem virkar erlendis frá. Slys á erlendum heimavinnustað vekur einnig ábyrgð samkvæmt 7:658. gr. hollensku borgaralagabókarinnar, og sú umönnunarskylda er ekki augljóslega þrengri vegna þess að skrifborðið er í öðru landi.

Gagnavernd og búnaður

Fjarvinna innan EES skapar ekki vandamál með flutning persónuupplýsinga. Vinna utan EES gerir það: aðgangur að persónuupplýsingum frá þriðja landi þarfnast lögmæts flutningsgrundvallar, sem oft er gleymt í kerfum fyrir „vinnu hvar sem er“. Óháð staðsetningu skal vera skýr um hver á búnaðinn, hvort nota megi persónuleg tæki, hvernig farið er með trúnaðarupplýsingar í sameiginlegu heimili, tryggingar fyrir vélbúnað erlendis og skil hans þegar ráðningu lýkur.

Skjölin sem þarf að hafa til staðar

• Fjarvinnustefna. Leyfileg lönd, hámarkshlutfall erlendis, kröfur um samþykki, vinnutími og tiltækileiki, útgjöld, búnaður, öryggi og skýr réttur til að afturkalla eða breyta leyfi ef lagaleg staða breytist.
• Viðauki við ráðningarsamninginn. Einstaklingsbundið og sértækt: samkomulag um vinnustað, samkomulag um skiptingu, gildandi lög og vettvangur, og skattframtalsskylda starfsmannsins sjálfs. Gerið það tímabundið og sérstaklega afturkallanlegt, þannig að breyting á almannatrygginga- eða skattastöðu bindi ekki vinnuveitandann við skipulag sem hann getur ekki lengur staðið við.
• Skráningin og A1 umsóknin. Þar sem samningurinn á við, beiðni í gegnum SVB með samþykki beggja aðila og A1 skjali skráð. Ef svo er ekki, erlend skráning og launauppsetning fyrir upphafsdag, ekki eftir.
• Endurskoðunarhringrás. Sérhver þröskuldur er framsýnn, svo endurskoðið að minnsta kosti árlega og tafarlaust ef breyting er á búsetu, hlutverki, vinnumynstri eða vinnutíma.

Gátlisti: starfsmaður biður um að vinna erlendis frá

• Hvaða land, og er það í ESB, EES eða Sviss?
• Hvert hlutfall af heildarvinnutíma næstu tólf mánuði?
• Er þetta raunveruleg fjarvinna, eða verða heimsóknir viðskiptavina eða vinna á staðnum?
• Helst hlutfall búseturíkis undir 25%, á milli 25% og 50% eða nær það 50%?
• Eru bæði ríkin aðili að undirritun og hefur beiðni verið lögð fram og A1-eyðublað fengið?
• Ef ekki, er skráning hjá erlendum almannatryggingum þá tryggð fyrir upphafsdag?
• Gæti starfsmaðurinn verið að vinna þar að staðaldri í skilningi 8. gr. Rómar I, og hverjar eru kröfur um uppsagnarvernd þess lands?
• Skapar hlutverkið — starfsaldur, heimild til að undirrita samninga, starf gagnvart viðskiptavinum — áhættu fyrir fasta starfsstöð?
• Hefur skattaráðgjafi staðfest launastöðuna í báðum ríkjum?
• Er heimavinnustaðurinn metinn, búinn búnaði og tryggður, með leið til að tilkynna atvik?
• Fellur vinnsla utan EES undir flutningskerfi?
• Er til undirritaður, afturkallanlegur viðauki og dagbókarfestur endurskoðunardagur?

Law & More veitir vinnuveitendum í Hollandi ráðgjöf um fjarvinnu yfir landamæri: A1 beiðnina í gegnum SVB, erlend almannatryggingar og skráningu launa þar sem rammasamningurinn nær ekki til, vinnulöggjöf sem gildir ofan á hollenskan samning og stefnu og viðauka sem halda samningi afturkallanlegum. Ef starfsmaður hefur óskað eftir að vinna erlendis frá, vinsamlegast hafið samband við okkur áður en samningurinn hefst frekar en eftir fyrstu launavinnslu.