Geymslutími gagna samkvæmt hollenskum lögum: hversu lengi má geyma gögn viðskiptavina?

Hollensk lög beita tvíhliða nálgun á varðveislu viðskiptavinagagna. Samkvæmt skattalögum verður að geyma viðskiptagögn eins og fjárhagsleg skjöl í að minnsta kosti sjö ár, en samkvæmt GDPR má ekki geyma persónuupplýsingar lengur en þörf krefur miðað við tilætlaðan tilgang.

Þetta skapar vandlegt jafnvægi milli þess að uppfylla lagalegar skyldur og virða réttindi til friðhelgi einkalífs.

Margar stofnanir eiga erfitt með að skilja nákvæmlega hversu lengi þær mega löglega geyma mismunandi gerðir viðskiptavinaupplýsinga. Reglurnar eru mismunandi eftir því hvort um er að ræða fjárhagsgögn, starfsmannagögn eða almennar upplýsingar um viðskiptavini.

Sum varðveislutímabil eru sett með sérstökum lögum, en önnur krefjast þess að þú takir skynsamlegar ákvarðanir út frá viðskiptaþörfum þínum.

Þessi handbók útskýrir lagalegan ramma sem gildir um varðveislu gagna í Hollandi og sýnir þér hvernig á að ákvarða viðeigandi varðveisluáætlanir fyrir fyrirtækið þitt.

Þú munt læra um lagalegar kröfur fyrir mismunandi gagnategundir, hvernig á að stjórna eyðingu gagna á réttan hátt og hvaða réttindi viðskiptavinir þínir hafa varðandi upplýsingar sínar.

Meginreglur um varðveislu gagna samkvæmt hollenskum lögum

Samkvæmt hollenskum lögum er krafist þess að þú fylgir þremur lykilreglum þegar þú geymir gögn viðskiptavina: þú mátt aðeins geyma gögn í upprunalegum tilgangi þeirra, safna lágmarksupphæð sem nauðsynleg er og skjalfesta ákvarðanir þínar um varðveislu þeirra skýrt.

Tilgangstakmörkun í vinnslu persónuupplýsinga

Þú mátt aðeins geyma persónuupplýsingar í þeim tilgangi sem þú safnaðir þeim í. Ef þú safnaðir upplýsingum um viðskiptavini til að vinna úr pöntun geturðu ekki geymt þær upplýsingar til frambúðar í markaðssetningarskyni nema þú hafir fengið sérstakt samþykki í þeim tilgangi.

Persónuverndarreglugerðin krefst þess að þú skilgreinir skýran tilgang áður en þú safnar gögnum. Þegar þeim tilgangi lýkur, lýkur einnig lagalegur grundvöllur þinn fyrir varðveislu.

Til dæmis, þegar þú hefur lokið viðskiptum við viðskiptavin og lögbundinn varðveislutími rennur út, verður þú að eyða gögnum hans nema annar lögmætur tilgangur sé fyrir hendi.

Þú getur ekki endurnýtt gömul gögn án gildrar lagalegrar ástæðu. Ef viðskiptaaðstæður þínar breytast og þú vilt nota núverandi viðskiptavinagögn í nýjum tilgangi þarftu að meta hvort það samræmist upphaflegum tilgangi söfnunarinnar eða leita nýs samþykkis.

Gagnalágmörkun og nauðsyn

Þú mátt aðeins safna og geyma lágmarks persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru til að ná tilgangi þínum. Þetta þýðir að þú getur ekki geymt upplýsingar um viðskiptavini „til öryggis“ að þær gætu nýst síðar.

Samkvæmt hollenskum skattalögum er krafist að þú geymir fjárhagsupplýsingar í sjö ár. Þetta þýðir þó ekki að þú getir geymt allar upplýsingar um viðskiptavini í sjö ár.

Þú þarft að aðgreina það sem þú verður að geyma samkvæmt lögum frá því sem þú safnaðir í öðrum tilgangi.

Persónuverndarstofnun Hollands væntir þess að þú skoðir reglulega geymdar upplýsingar. Spyrðu sjálfan þig: þarftu enn á þessum upplýsingum að halda? Geturðu gert þær nafnlausar í stað þess að geyma þær á persónugreinanlegu formi?

Ef svarið er nei, verður þú að eyða eða nafnleysa gögnin.

Gagnsæi og ábyrgð

Þú verður að skrá varðveislutímabil þín og útskýra hvers vegna þú valdir þau. Persónuverndarstofnunin í Hollandi getur óskað eftir þessum upplýsingum og mun meta hvort ákvarðanir þínar séu sanngjarnar.

Persónuverndaryfirlýsing þín verður að tilgreina viðskiptavinum skýrt hversu lengi þú geymir gögn þeirra. Fólk hefur rétt til að óska ​​eftir eyðingu þegar varðveislutímabilið rennur út eða þegar þú þarft ekki lengur á upplýsingum þeirra að halda.

Þú ættir að skrá varðveislutímabil þín í persónuverndarstefnu þinni með skýrum rökstuðningi. Þetta verndar þig við endurskoðun og hjálpar viðskiptavinum að skilja gagnavenjur þínar.

Ef viðskiptavinir telja að þú geymir gögn þeirra of lengi geta þeir lagt fram kvörtun til Persónuverndarstofnunar Hollands.

Lagaleg umgjörð um varðveislutíma

Lagaumgjörðin um varðveislu gagna í Hollandi sameinar evrópska og innlenda löggjöf, þar sem GDPR setur grunninn og hollensk lög bæta við sérstökum kröfum.

Autoriteit Persoonsgegevens hefur eftirlit með eftirfylgni en fyrirtæki verða að vega og meta lagaskyldur á móti meginreglum um persónuvernd .

GDPR og hollenska innleiðingarlögin

Persónuverndarreglugerðin (GDPR) er aðallagalegur grundvöllur fyrir varðveislu gagna í Hollandi. Hún tilgreinir ekki nákvæman varðveislutíma fyrir viðskiptavinagögn.

Þess í stað setur hún meginregluna um að þú megir ekki geyma persónuupplýsingar lengur en nauðsyn krefur miðað við tilgang vinnslu þeirra.

Landslögin sem fylla í svigrúmið sem reglugerðin gefur aðildarríkjunum eru Uitvoeringswet AVG (UAVG). Þau setja ekki eigin varðveislutíma; þau fjalla um málefni eins og vinnslu sakamálaréttarlegra upplýsinga, stöðu eftirlitsyfirvalda og aldur barns til að samþykkja. Þar sem tilgreindur er nákvæmur fjöldi ára kemur hann annars staðar frá: skattalögum, vinnulöggjöf, heilbrigðislöggjöf eða siðareglum um tiltekna atvinnugreinar.

Þessi skipting skiptir máli í reynd. Reglugerðin segir að þú megir ekki geyma persónuupplýsingar lengur en nauðsyn krefur og í sérstökum lögum segir hversu lengi þú verður að geyma ákveðnar skrár. Hvorugt svarar hinni spurningunni og varðveisluáætlun sem aðeins nefnir annað hvoru tveggja er ófullkomin.

Persónuverndarstefna þín verður að skrá varðveislutímabil þín og rökstyðja hvers vegna þú valdir þau. Þú verður einnig að upplýsa skráða aðila í persónuverndaryfirlýsingu þinni um hversu lengi þú geymir gögn þeirra.

Hlutverk Persónuverndarstofnunar Hollands

Persónuverndarstofnunin Autoriteit Persoonsgegevens (AP) er hollenska persónuverndarstofnunin sem framfylgir kröfum um varðveislu gagna. Persónuverndarstofnunin metur hvort varðveislutími sé sanngjarn og nauðsynlegur miðað við tilgang vinnslunnar.

Þegar persónuverndarstofnunin rannsakar gagnavinnslu þína verður þú að leggja fram gögn sem réttlæta varðveislutíma þinn. Yfirvöldin meta hvort þú geymir persónuupplýsingar í stysta mögulega tíma miðað við lögmætar þarfir þínar.

Einstaklingar geta lagt fram kvartanir til persónuverndarnefndarinnar ef þú eyðir ekki gögnum þeirra eftir að varðveislutími rennur út. Persónuverndarnefndin hefur vald til að rannsaka þessar kvartanir og grípa til aðgerða ef þú brýtur gegn lögum um gagnavernd.

Lögbundnar eða sjálfákveðnar varðveisluskyldur

Hollensk lög gera greinarmun á lögbundnum varðveislutíma og varðveislutíma sem þú ákveður sjálfur. Lögbundnir varðveislutímar ganga framar meginreglum GDPR þegar tiltekin löggjöf krefst lengri geymslu.

Samkvæmt hollenskum skattalögum verður að geyma fjárhagsgögn í sjö ár. Þessi krafa á við óháð lágmarksreglum GDPR.

Geymsluskylda starfsmannagagna er mismunandi eftir tegund upplýsinga og tilgangi þeirra.

Fyrir viðskiptavinagögn án lagaskyldu ákveður þú viðeigandi varðveislutíma út frá tilgangi vinnslunnar. Þú verður að íhuga hversu lengi þú þarft gögnin til að fylgjast með ógreiddum reikningum, uppfylla samninga eða aðrar lögmætar viðskiptaþarfir.

Samtök atvinnugreina geta veitt leiðbeiningar með siðareglum sem skilgreina sameiginlegan varðveislutíma í þinni atvinnugrein.

Að ákvarða viðeigandi varðveisluáætlanir

Að ákveða varðveislutímabil krefst vandlegrar mats á lagalegum skyldum, rekstrarþörfum og kröfum GDPR. Þú verður að vega og meta hvort þú geymir gögn nógu lengi til að uppfylla viðskiptahagsmuni þína en ekki lengur en nauðsyn krefur.

Mat á lögmætum tilgangi og gildistíma

Þú þarft að tengja hvert varðveislutímabil beint við tilganginn sem þú safnaðir gögnunum í. Tilgangstakmörkunarreglan GDPR þýðir að þú getur ekki einfaldlega geymt viðskiptavinagögn endalaust.

Spyrðu sjálfan þig hversu lengi þú þarft í raun og veru á upplýsingunum að halda til að uppfylla upphaflegan tilgang.

Samkvæmt hollenskum skattalögum þarf yfirleitt að varðveita fjárhagsgögn í sjö ár. Hins vegar gætu upplýsingar um viðskiptavini sem eingöngu eru notaðar í markaðssetningu aðeins verið nauðsynlegar í eitt eða tvö ár.

Þú ættir að meta hvern gagnaflokk fyrir sig.

Íhugaðu hvort lagaleg mál gætu krafist lengri varðveislu. Ef deila við viðskiptavin er í gangi gætirðu þurft að geyma viðeigandi gögn þar til málið er leyst.

Hins vegar, þegar tilgangurinn rennur út, verður þú að eyða upplýsingunum eða gera þær nafnlausar.

Samtök atvinnugreina birta stundum ráðlagðar starfsmannahaldsáætlanir fyrir tilteknar atvinnugreinar. Þessar leiðbeiningar geta hjálpað þér að ákvarða hvað önnur fyrirtæki á þínu sviði telja sanngjarnt.

Persónuverndarstofnun Hollands metur hvort valin tímabil séu í réttu hlutfalli við yfirlýst markmið.

Skjalfesting varðveislu í stefnu

Þú verður að skrá varðveislutímabil þín og útskýra hvers vegna þú valdir þau. Þessi skjöl vernda þig ef Persónuverndarstofnun Hollands véfengir starfshætti þína.

Hafðu með tiltekna tímaramma fyrir hverja tegund viðskiptavinagagna sem þú vinnur úr.

Innri reglur þínar um varðveislu gagna ættu að telja upp alla gagnaflokka ásamt tilheyrandi varðveislutíma. Til dæmis:

Persónuverndaryfirlýsing þín verður að upplýsa skráða aðila um hversu lengi þú geymir upplýsingar þeirra. Notaðu skýrt orðalag sem viðskiptavinir geta skilið.

Óljósar setningar eins og „eins lengi og þörf krefur“ uppfylla ekki kröfur um gagnsæi GDPR.

Að jafna rekstrarlegar, lagalegar og viðskiptalegar þarfir

Þú stendur frammi fyrir samkeppniskröfum þegar þú setur upp varðveisluáætlanir. Rekstrarhagkvæmni gæti bent til þess að geyma öll gögn varanlega til að auðvelda aðgang.

Hins vegar krefst GDPR stysts mögulegs varðveislutíma.

Lagalegar skyldur setja lágmarks varðveislutíma sem ekki er hægt að hunsa. Skattgögn verða að vera geymd í sjö ár, óháð því hvað þú óskar eftir.

Gögn sem tengjast ráðningu gilda um sérstakar reglur, þar sem flestar upplýsingar um starfsfólk eru takmarkaðar við tvö ár eftir að ráðning lýkur.

Þarfir viðskipta geta réttlætt varðveislu umfram það sem þarf til að koma í veg fyrir að gögn séu í bráð. Þú gætir geymt kaupsögu til að takast á við skil eða ábyrgðarkröfur.

Útistandandi reikningar þarfnast eftirlits, sem þýðir að geyma tengdar viðskiptavinaupplýsingar þar til greiðsla hefur borist.

Skráðir aðilar geta óskað eftir eyðingu upplýsinga ef þeir þurfa ekki lengur á þeim að halda eða ef lögbundnir frestir eru liðnir.

Þú ættir að fara reglulega yfir geymd gögn og eyða öllu sem er eftir að varðveislutími þeirra er liðinn. Sjálfvirk eyðingarkerfi hjálpa til við að tryggja að reglum sé fylgt án handvirks eftirlits.

Yfirlit yfir lögbundinn varðveislutíma eftir gagnategundum

Hollensk lög kveða á um lágmarksgeymslutíma fyrir mismunandi gerðir viðskiptagagna. Skattalög kveða á um sjö ár fyrir flest fjárhagsgögn, en atvinnu- og heilbrigðisgögn fylgja sérstökum lagalegum ramma með sínum eigin tímalínum.

Fjárhags- og skattaskrár

Samkvæmt hollenskum skattalögum verður þú að geyma flest fjárhagsgögn í sjö ár. Þessi varðveisluskylda á við um kaup- og sölugögn, reikninga, bankayfirlit og ársreikninga.

Sjö ára tímabilið hefst við lok þess fjárhagsárs þegar færslan var stofnuð.

Kredit- og debetreikningar þínir falla einnig undir þessa sjö ára kröfu. Þetta felur í sér bókhaldsbækur, færslubækur og fylgigögn sem sanna viðskipti þín.

Þú getur ekki eytt eða eyðilagt þessar skrár áður en varðveislutímabilinu lýkur, jafnvel þótt þú þurfir ekki lengur á þeim að halda í daglegum rekstri.

Geyma skal gögn um kassa og sölustaði í sama sjö ára tímabil. Skattyfirvöld geta óskað eftir þessum skjölum við endurskoðun eða rannsókn.

Ef þú vanrækir að halda rétt skrár gætirðu átt yfir höfði þér sektir eða sektir frá hollensku skattyfirvöldunum.

Mannauðsmál og starfsmannagögn

Launavinnsla fellur undir sömu sjö ára skyldu og önnur reikningsskil, talið frá lokum þess fjárhagsárs sem hún á við um frekar en frá starfslokum. Styttri sérstök regla gildir um launaskattsyfirlit og afrit af persónuskilríkjum, sem verður að geyma í fimm ár eftir lok þess árs sem starfslokum lauk.

Þú þarft þessi skjöl vegna skattamála og hugsanlegra ágreiningsmála um laun eða fríðindi.

Starfsmannaskrár sjálfar lúta engum lagalegum tíma. Persónuverndarstofnun Hollands notar tvö ár eftir starfslok sem vinnureglu fyrir skrána í heild sinni, sem leiðir af nauðsynjarreglunni fremur en lögum.

Umsóknir um störf eru meðhöndlaðar sérstaklega og með mun strangari hætti. Yfirvöldin búast við að gögnum umsækjenda sem ekki ná árangri verði eytt eigi síðar en fjórum vikum eftir að ferlinu lýkur og leyfa aðeins varðveislu í allt að ár ef umsækjandi hefur samþykkt það. Að færa gögn umsækjenda yfir í tveggja ára starfsmannaviðmiðið er algengt og forðanlegt mistök.

Læknisvottorð og veikindaskrár má eyða fyrr, yfirleitt eftir tvö ár.

Frammistöðumat og agaviðurlög þurfa styttri varðveislutíma. Þú ættir aðeins að geyma þessi gögn svo lengi sem þau skipta máli fyrir ráðningarsambandið.

Þegar starfsmaður hættir störfum er yfirleitt hægt að eyða þessum upplýsingum innan eins til tveggja ára nema málaferli séu í gangi.

Heilbrigðis- og sjúkraskrár

Samkvæmt hollenskum heilbrigðislögum skal geyma sjúkraskrár í að minnsta kosti 20 ár. Þessi langi varðveislutími verndar bæði sjúklinga og heilbrigðisstarfsmenn ef spurningar vakna um fyrri meðferðir.

Sumar skrár, eins og þær sem varða börn undir lögaldri, gætu þurft að geyma enn lengur.

Sjúklingaskrár innihalda upplýsingar um greiningu, meðferðaráætlanir, niðurstöður prófa og bréfaskriftir. Þú verður að geyma þetta á öruggan hátt og tryggja að aðeins viðurkennt starfsfólk hafi aðgang að því.

Eftir að varðveislufrestur rennur út verður þú að eyða skjölunum á þann hátt að komið sé í veg fyrir óheimilan aðgang.

Lyfjaskrár falla undir sama kerfi. Fimmtán ára tímabilið sem eldri leiðbeiningar nefna var skipt út þegar lögbundinn kjörtími var hækkaður í tuttugu ár, þannig að ekki ætti að reiða sig á efni sem enn nefna fimmtán ár.

Tryggingarkröfur og reikningsfærslur sem tengjast heilbrigðisþjónustu þurfa einnig lengri varðveislutíma.

Menntunar- og lagaleg skjöl

Menntastofnanir verða að geyma nemendaskrár í ákveðinn tíma eftir því um hvers konar skjal er að ræða. Prófskírteini og prófskírteini falla undir lög um opinber gögn og verða að vera varðveitt til frambúðar.

Þessar skrár sanna hæfni og gera fyrrverandi nemendum kleift að óska ​​eftir afriti.

Geyma skal prófniðurstöður og einkunnir í að minnsta kosti tvö ár eftir að nemandi lýkur námi. Skráning í námskeið og mætingarskrár þurfa yfirleitt styttri tíma, um eitt til tvö ár eftir að skólaári lýkur.

Samningar og bréfaskriftir hafa engan lögbundinn varðveislutíma. Það sem ræður ákvörðuninni er fyrningarfrestur allra krafna sem af þeim stafa: fimm ár frá þeim degi sem kröfuhafi varð kunnugt um kröfuna og skuldara fyrir flestar samningskröfur, með algeru fyrningarfresti upp á tuttugu ár. Að geyma samning út samningstímann að viðbættum viðeigandi fyrningarfresti er því verjanlegt tímabil og hægt er að útskýra fyrir eftirlitsyfirvaldi; fastur fjöldi ára sem valinn er til þæginda er það ekki.

Löggiltar skjöl þurfa að vera varðveitt til frambúðar þar sem þau þjóna sem opinber lögleg sönnun.

Að stjórna eyðingu og eyðingu gagna

Þegar varðveislutími rennur út verður þú að fjarlægja persónuupplýsingar úr kerfum þínum með virkum hætti. Hollensk lög krefjast þess að gæta sé vandlega að því hvernig þú eyðir gögnum og að þú skráir eyðingaraðferðir þínar á viðeigandi hátt, en tekur tillit til aðstæðna þar sem varðveita verður gögn þrátt fyrir útrunna varðveislutíma.

Auðkenning gagna sem eru tilbúin til eyðingar

Þú þarft reglulega að fara yfir geymd viðskiptavinagögn þín til að bera kennsl á hvaða upplýsingar eru liðnar úr varðveislutíma. Settu upp kerfi sem fylgist með hvenær mismunandi flokkar gagna voru safnaðir og hvenær þeim verður eytt.

Þetta gæti falið í sér viðskiptavinaskrár, bréfaskriftir, upplýsingar um færslur og markaðssetningaróskir. Búið til áætlun til að athuga gagnagrunna ykkar og skráningarkerfi að minnsta kosti ársfjórðungslega.

Margar stofnanir nota sjálfvirk verkfæri sem merkja gögn sem eru að nálgast eyðingardag eða senda tilkynningar þegar varðveislutími rennur út. Þú ættir að halda skýra skrá yfir hvar viðskiptavinagögn eru geymd í kerfum þínum, þar á meðal afritunarþjónum og geymdum skrám.

Gagnavinnsluteymi þín verða að skilja hvaða varðveislutímabil gilda um mismunandi gagnategundir. Fjárhagsgögn þurfa sjö ára geymslu samkvæmt hollenskum skattalögum, en gögn um samþykki fyrir markaðssetningu þurfa hugsanlega aðeins að vera varðveitt meðan sambandið er virkt.

Skjalfestið endurskoðunarferlið svo Persónuverndarstofnun Hollands geti staðfest að þið fylgið reglum.

Öruggar og samhæfðar eyðingaraðferðir

Þú verður að eyða persónuupplýsingum á þann hátt að það sé ómögulegt að endurheimta þær. Að einfaldlega færa skrár í ruslatunnu eða eyða færslum í gagnagrunni uppfyllir ekki hollensk lög.

Fyrir stafræn gögn skal nota öruggan hugbúnað til að eyða gögnum sem skrifar yfir þau ítrekað eða eyðileggur geymslutæki líkamlega. Pappírsgögn sem innihalda viðskiptavinagögn þarf að eyðileggja með kross- eða örskurðarvélum.

Aldrei farga upplýsingum um viðskiptavini í venjulegan ruslatunnur. Fyrir mikið magn gagna skaltu íhuga að nota vottaðar eyðingarþjónustur sem veita eyðingarvottorð.

Viðeigandi eyðingaraðferðir eru meðal annars:

• Örugg eyðingarhugbúnaður fyrir stafrænar skrár
• Líkamleg eyðilegging harðra diska og geymslumiðla
• Þverskurður fyrir pappírsskjöl
• Afmagnetiserun fyrir segulgeymslutæki
• Vottaðar eyðingarþjónustur þriðja aðila með skjölum

Haltu skrá yfir hvenær og hvernig þú eyddir gögnum. Persónuverndarstofnunin í Hollandi gæti beðið þig um að sanna að þú hafir eytt upplýsingum um viðskiptavini á réttan hátt eftir að varðveislutími rann út.

Meðhöndlun undantekninga og lagalegra biðráns

Stundum er ekki hægt að eyða gögnum jafnvel þótt varðveislutími rennur út. Lögfræðilegar málsmeðferðir, rannsóknir í gangi eða deilumál sem eru í gangi krefjast þess að þú varðveitir viðeigandi viðskiptavinagögn þar til málinu er lokið.

Þú verður að innleiða lagalega geymsluferli sem frestar venjulegum eyðingaráætlunum fyrir viðkomandi gögn. Skráðu hverja lagalega geymslu með nákvæmum upplýsingum um hvaða gögnum er ekki hægt að eyða og hvers vegna.

Látið gagnavinnsluteymi ykkar vita tafarlaust þegar bið hefst svo þau eyðileggi ekki fyrir slysni nauðsynlegar upplýsingar. Farið reglulega yfir virkar biðraðir og afléttið þeim tafarlaust þegar lagalegur grundvöllur rennur út.

Kvartanir viðskiptavina eða fyrirspurnir frá eftirlitsaðilum fresta einnig eyðingarkröfum . Ef einhver leggur fram kvörtun til Persónuverndarstofnunarinnar varðandi fyrirtækið þitt verður þú að geyma gögnin þar til yfirvöldin leysa málið.

Vegið þessar undantekningar á móti víðtækari stefnu ykkar um varðveislu gagna og haldið jafnframt skýrum skrám yfir ástæður þess að ákveðin gögn eru geymd í kerfum ykkar lengur en venjulega.

Réttindi skráðra gagna og eftirlit stofnana

Einstaklingar sem þú vinnur með gögn um eiga sérstök réttindi samkvæmt GDPR og þú verður að svara beiðnum þeirra innan ákveðins tímaramma. Fyrirtækið þitt verður einnig að viðhalda viðeigandi skjölum og fylgja eftirlitskröfum sem Autoriteit Persoonsgegevens setur.

Réttur til eyðingar og beiðnir skráðra aðila

Skráðir aðilar geta óskað eftir að persónuupplýsingar þeirra verði eytt þegar varðveislutími rennur út eða þegar þú þarft ekki lengur á upplýsingunum að halda í upphaflegum tilgangi. Þú verður að svara þessum beiðnum um eyðingu innan eins mánaðar frá móttöku þeirra.

Ef þú hafnar beiðninni þarftu að útskýra ástæður þínar fyrir hinum skráða. Einstaklingar geta einnig sent kvartanir til Persónuverndarstofnunarinnar ef þú eyðir ekki gögnum þeirra þegar þess er krafist.

Hinn skráði einstaklingur hefur rétt til að mótmæla ef hann telur að þú geymir upplýsingar hans of lengi. Þú getur ekki hunsað þessar beiðnir einfaldlega vegna þess að það er óþægilegt að vinna úr þeim.

Fyrirtækið þitt ætti að hafa skýrt ferli til að meðhöndla beiðnir frá skráðum einstaklingum. Þetta felur í sér að staðfesta hver sá sem sendir beiðnina er og athuga hvort lögbundnir varðveislutímar eigi enn við.

Þú verður að skrá allar beiðnir og svör þín til að sýna fram á að þú uppfyllir GDPR-reglurnar.

Að tryggja samræmi við GDPR með varðveisluaðferðum

Þú þarft að skrá varðveislutímabil þín og útskýra hvers vegna þú valdir ákveðin tímamörk. Hafðu þessar upplýsingar með í persónuverndarstefnu þinni svo þú getir sýnt Autoriteit Persoonsgegevens rökstuðning þinn ef þeir spyrja.

Yfirvöldin munu meta hvort varðveislutími þinn sé sanngjarn og eins stuttur og mögulegt er. Í persónuverndaryfirlýsingu þinni verður að koma skýrt fram hversu lengi þú geymir mismunandi gerðir persónuupplýsinga.

Þetta gagnsæi hjálpar skráðum aðilum að skilja starfshætti þína. Þú ættir einnig að athuga geymdar persónuupplýsingar reglulega til að bera kennsl á upplýsingar sem hafa farið fram úr varðveislutíma þeirra.

Þegar varðveislutímabilinu lýkur verður þú annað hvort að eyða gögnunum á öruggan hátt eða gera þau alveg nafnlaus. Fyrir viðkvæmar upplýsingar eins og læknisfræðilegar upplýsingar þarftu að nota öruggar aðferðir til eyðingar.

Stafræn kerfi geta sjálfkrafa eytt gögnum á fyrirfram ákveðnum tímum til að tryggja að reglur séu í samræmi við reglugerðir.

Skýrslugjöf og eftirlit yfirvalda

Autoriteit Persoonsgegevens hefur eftirlit með því hvort stofnanir fylgi kröfum GDPR um varðveislu gagna. Þær geta rannsakað starfshætti ykkar og óskað eftir skjölum um varðveislutímabil og eyðingarferla.

Þú verður að samvinnuþýða við fyrirspurnum þeirra og veita þær upplýsingar sem þeir óska ​​eftir. Ef þú verður fyrir gagnaleka sem varðar persónuupplýsingar verður þú að tilkynna það til Persónuverndarstofnunar Hollands innan 72 klukkustunda.

Þú þarft einnig að upplýsa viðkomandi einstaklinga beint ef brotið hefur í för með sér mikla áhættu fyrir réttindi þeirra og frelsi. Þetta felur í sér hættu á mismunun, svikum, fjárhagslegu tjóni eða mannorðstjóni.

Fyrirtæki í þinni atvinnugrein gæti veitt leiðbeiningar um staðlaða varðveislutíma fyrir þína atvinnugrein. Að fylgja viðurkenndum atvinnugreinarstöðlum getur stutt viðleitni þína til að uppfylla kröfur.

Hins vegar berð þú ábyrgð á að ákvarða viðeigandi varðveislutímabil út frá þínum sérstökum aðstæðum og lagalegum skyldum.

Algengar spurningar