Stefnumót við samstarfsmann: hvað er leyfilegt samkvæmt hollenskum vinnulöggjöfum?

Hollensk lög banna ekki samskipti milli samstarfsmanna og vinnuveitandi getur ekki einfaldlega bannað þau. Rétturinn til friðhelgi einkalífs er varinn af 8. grein Mannréttindasáttmála Evrópu og 10. grein hollensku stjórnarskrárinnar. 7. grein 660 í borgaralögum veitir vinnuveitanda vald til að gefa fyrirmæli, en það vald nær til framkvæmdar vinnunnar og góðrar reglu í rekstrinum, ekki einkalífs þeirra sem vinna hana. Því er mjög erfitt að verja algert bann við samskiptum á vinnustað.

Það sem vinnuveitandi getur gert er þrengra og nákvæmara. Hann gæti krafist upplýsingagjafar þegar samband skapar hagsmunaárekstra - augljósast þegar annar aðilinn skýrir frá hagsmunaárekstrum hinum, metur frammistöðu hans eða ákveður laun hans. Hann gæti endurráðið annan hvorn aðilinn til að fjarlægja þann árekstur, að því tilskildu að breytingin sjálf sé sanngjörn. Og hann gæti gripið til afdráttarlausra aðgerða gegn hegðun sem hefur áhrif á aðra, því lög um vinnuskilyrði (Arbeidsforholdhedenwet) skylda vinnuveitanda til að koma í veg fyrir óæskilega hegðun á vinnustað. Samband sem hefur endað illa getur einmitt þróast í það.

Uppsögn vegna tengsla eins og er mun sjaldan eiga við. Það krefst einnar af lagaákvæðunum í 7. gr. 669 í borgaralögum og dómstóll mun leita að einhverju umfram tengslin sjálf: raunverulegum hagsmunaárekstrum sem ekki var hægt að leysa á annan hátt, brot á skýrt miðluðum og hlutfallslegum reglum eða hegðun sem skaðaði vinnuumhverfið.

Er leyfilegt samkvæmt hollenskum lögum að vera með samstarfsmanni?

Já. Engin hollensk lög banna samskipti milli samstarfsmanna og rétturinn til friðhelgi einkalífs takmarkar hversu mikið vinnuveitandi getur afskipt sig. Vinnuveitandi getur þó sett sanngjarnar reglur ef samskipti hafa áhrif á vinnuna, sérstaklega ef hagsmunaárekstrar eða stöðumunur eru til staðar.

Hvaða reglur gilda um samskipti á vinnustað?

Hér mætast nokkrar reglur. 8. grein Mannréttindasáttmála Evrópu og 10. grein stjórnarskrárinnar vernda friðhelgi einkalífs þíns. 7. grein 660 í borgaralögum heimilar vinnuveitanda að gefa fyrirmæli um vinnu og um reglu í rekstri. 7. grein 611 í borgaralögum krefst þess að bæði vinnuveitandi og starfsmaður hegði sér sem góður vinnuveitandi og góður starfsmaður. Samanlagt þýða þessar reglur að vinnuveitandi verður að hafa lögmæta ástæðu fyrir hverri reglu sem varðar friðhelgi einkalífs þíns og að reglan verður að vera í réttu hlutfalli við þá ástæðu.

Lög um vinnuskilyrði bæta við skyldu fyrir vinnuveitanda. Samkvæmt 3. gr. (2) laga skal vinnuveitandi fylgja stefnu sem miðar að því að koma í veg fyrir, eða þar sem það er ekki mögulegt, takmarka, sálfélagslegt álag (psychosociale arbeidsbelasting). Lögin skilgreina hugtakið þannig að það nái yfir óæskilega hegðun eins og kynferðislega áreitni, árásargirni, ofbeldi og einelti. Að auki gerir 7. gr. 658 í borgaralögum vinnuveitanda ábyrgan fyrir öruggu vinnuumhverfi. Jafnréttislöggjöf bannar einnig kynferðislega áreitni á vinnustað.

Niðurstaðan er skýr skipting. Samband tveggja fullorðinna einstaklinga með samþykki er þeirra eigið mál. Hegðun sem veldur því að aðrir finna fyrir óöryggi eða grafar undan sanngjörnum ákvörðunum um samstarfsmenn er mál vinnuveitandans.

Þarftu að segja vinnuveitandanum þínum frá því?

Lögin innihalda enga almenna skyldu til að tilkynna um samband. Skylda til að tilkynna getur stafað af siðareglum fyrirtækis eða heiðarleikastefnu, og af almennri skyldu til að hegða sér eins og góður starfsmaður, sérstaklega þegar þú hefur umsjón með eða metur maka þinn.

Margar stofnanir biðja starfsmenn að upplýsa um tengsl þegar annar aðilinn hefur áhrif á vinnu, laun eða starfsferil hins. Tilgangurinn er ekki að dæma sambandið heldur að leyfa vinnuveitanda að grípa til einföldra aðgerða, svo sem að færa skýrslugjöf eða láta einhvern annan framkvæma mat. Þegar báðir aðilar starfa á sama stigi í mismunandi teymum hefur vinnuveitandi yfirleitt litla ástæðu til að biðja um neinar upplýsingar yfir höfuð.

Ef þú birtir upplýsingarnar má vinnuveitandinn aðeins nota þær í þeim tilgangi sem þær voru veittar í. Samkvæmt almennu persónuverndarreglugerðinni (GDPR, á hollensku AVG) verður vinnuveitandinn að takmarka gögnin við það sem nauðsynlegt er, halda þeim trúnaði og takmarka aðgang þeirra sem þurfa á þeim að halda (5. grein GDPR).

Hvaða lagalega áhættu fylgir vinnustaðasambandi?

Helstu áhætturnar eru hagsmunaárekstrar, yfirlýsing um hlutdrægni og, þegar eitthvað fer úrskeiðis, kvörtun um áreitni. Ekkert af þessu leiðir sjálfkrafa af sambandinu sjálfu, en hvort tveggja getur stafað af því hvernig sambandinu er háttað.

Fyrir vinnuveitanda felst áhættan í ósanngjörnum ákvörðunum og að vernda ekki aðra starfsmenn. Samstarfsmaður sem er hafnað í stöðuhækkun í þágu maka stjórnanda getur áfrýjað ákvörðuninni. Starfsmaður sem finnur fyrir þrýstingi frá fyrrverandi maka í háttsettri stöðu getur dregið vinnuveitandann til ábyrgðar ef hann gerði ekkert eftir kvörtun.

Fyrir starfsmenn felst áhættan í því að fara yfir strikið frá sambandi yfir í óæskilega hegðun. Samþykki er ekki einsdæmi: athygli sem var velkomin meðan á sambandinu stóð getur orðið óæskileg þegar því lýkur. Óæskileg kynferðisleg áreitni, þrýstingur eða hefnd á vinnustað getur leitt til agaviðurlaga og í alvarlegum tilfellum uppsagnar.

Hvað getur stefna fyrirtækis leyft og takmarkað?

Fyrirtækjastefna getur stýrt áhrifum sambands á vinnuna, ekki sambandið sjálft. Reglur sem eru skýrar, í réttu hlutfalli og beitt á sama hátt fyrir alla eiga mesta möguleika fyrir dómstólum.

Hvað inniheldur starfhæfa samskiptastefnu?

Framkvæmanleg stefna nær venjulega yfir fjögur atriði. Hún tilgreinir hvenær upplýsingagjöf er nauðsynleg, yfirleitt aðeins þegar um stigveldisbundið samband eða raunverulegan hagsmunaárekstra er að ræða. Hún tilnefnir trúnaðartengilið, svo sem mannauðsstjóra eða eftirlitsfulltrúa. Hún lýsir þeim ráðstöfunum sem vinnuveitandi getur gripið til, svo sem að breyta skýrslugerðarlínu. Og hún útskýrir hvað gerist þegar einhver fylgir ekki reglum.

Í stefnunni ætti einnig að vísa til almennra reglna um hegðun og kvörtunarferlis vegna óæskilegrar hegðunar. Stefna sem aðeins telur upp bönn án þess að útskýra hvers vegna þau eru til staðar og hvernig þeim verður beitt er erfiðari í framkvæmd.

Þar sem fyrirtækið hefur starfsmannaráð (ondernemingsraad) kann samþykki þess að vera krafist. Samkvæmt 27. gr. (1) laga um starfsmannaráð (WOR) hefur starfsmannaráðið rétt til að samþykkja, meðal annars, reglur um vinnuskilyrði, reglur um meðferð kvartana og reglur um vinnslu og vernd persónuupplýsinga starfsmanna. Samskiptastefna fjallar oft um eitt eða fleiri af þessum atriðum.

Af hverju skipta skýrslugerðarlínur svona miklu máli?

Þegar annar aðilinn stýrir hinum er hætta á hagsmunaárekstrum raunveruleg og vinnuveitandi getur þá krafist upplýsingagjafar og gripið til aðgerða. Það er í þeirri stöðu þar sem stefna hefur sterkustu réttlætinguna.

Stjórnandi sem metur samstarfsaðila, ákveður laun hans eða tekur ákvörðun um stöðuhækkun getur ekki gert það hlutlægt í augum samstarfsmanna. Jafnvel þótt allar ákvarðanir séu sanngjarnar getur það skaðað traust innan teymis ef einhver virðist vera ívilnandi. Algengasta úrræðið er að færa matið eða skýrslugjöfina til annars stjórnanda. Flutningur yfir í annað teymi er einnig mögulegur, en breytingin verður að vera sanngjörn og vinnuveitandinn ætti fyrst að íhuga vægari aðgerðir.

Stefnumál eru oft beðin um að starfsmenn í slíkum aðstæðum:

• upplýsa mannauðsdeild eða tilnefndan tengilið um tengslin;
• forðast að taka ákvarðanir um laun, mat eða stöðuhækkun maka síns;
• hegða sér fagmannlega í vinnunni og forðast ástúðlegar sýningar sem valda samstarfsmönnum óþægindum;
• vinna með sanngjörnum ráðstöfunum til að útrýma hagsmunaárekstrum.

Hvað getur vinnuveitandi gert ef reglurnar eru brotnar?

Vinnuveitandinn getur brugðist við, en aðgerðin verður að vera í samræmi við brotið. Samtal eða skrifleg áminning er yfirleitt fyrsta skrefið; uppsögn er aðeins raunhæf þegar brotið er alvarlegt eða endurtekið.

Möguleg úrræði eru allt frá samtali og viðvörun til breytinga á hlutverki eða tilkynningarleið. Hvort úrræði sé ásættanleg fer eftir aðstæðum: hversu skýr reglan var, hvort starfsmaðurinn vissi af henni, hvaða skaði var valinn og hvernig starfsmaðurinn brást við. Skyldan til að starfa sem góður vinnuveitandi (7. gr. 611 í borgaralögum) krefst einnig þess að vinnuveitandi heyri starfsmanninn áður en hann tekur ákvörðun.

Dómstólar skoða náið meðalhóf. Í máli fyrir héraðsdómi Amsterdam (14. júlí 2020, ECLI:NL:RBAMS:2020:3452) hafði yfirmaður ekki greint frá fyrra sambandi við undirmann sinn. Dómstóllinn komst að þeirri niðurstöðu að hann hefði átt að tilkynna það, en að þessar aðstæður einar og sér væru ekki ástæða til að slíta ráðningarsamningnum: sambandinu hafði lokið árum áður og enginn skaði hafði verið sýnt fram á. Dómstóllinn sleit samningnum vegna þess að sambandið hafði rofnað, en hann taldi vinnuveitandann bera ábyrgð á þessu sliti, að hluta til vegna þess að hann hafði leitað í tölvupósti starfsmannsins án gildrar ástæðu. Hann dæmdi sanngjarna bætur (billelijke vergoeding) ofan á umskiptagreiðsluna (transitievergoeding).

Taflan hér að neðan gefur almenna mynd af því hvernig vinnuveitendur bregðast oft við dæmigerðar aðstæður. Hún lýsir algengri starfsvenju, ekki lagalegum kröfum.

Hvað ættir þú að athuga sem starfsmaður?

As an employee you must act as a good employee under Article 7:611 of the Civil Code. In practice that comes down to these checks:

• Read the code of conduct or integrity policy to see whether disclosure is required, and to whom.
• If you manage or assess your partner, report the conflict of interest before the next decision on pay, assessment or promotion.
• Take no part in decisions about your partner’s pay, schedule, assessment or promotion.
• Never use work systems such as time registration, camera images or personnel files for personal purposes; that led to dissolution in ECLI:NL:RBROT:2020:9434.
• After a break-up, report unwanted behaviour early to the confidential adviser (vertrouwenspersoon), HR or the complaints procedure.

Hvað ættir þú að athuga sem vinnuveitandi?

As an employer you must protect all staff against undesirable behaviour under Article 3(2) of the Working Conditions Act, and apply your rules consistently. Check the following:

• Limit any disclosure rule to a hierarchical link or a real conflict of interest.
• Check whether the policy needs the works council’s consent under Article 27(1) WOR.
• Explain the policy when you introduce it and in onboarding, and apply it equally to everyone.
• Store disclosed information confidentially and only to the extent necessary (Article 5 GDPR).
• Hear the employee before any measure and choose the lightest measure that removes the conflict.
• Do not search an employee’s mailbox without good reason; in ECLI:NL:RBAMS:2020:3452 that contributed to an award of fair compensation.

Getur samband leitt til uppsagnar?

Samband eitt og sér er ekki ástæða til uppsagnar. Uppsögn er aðeins möguleg á einni af þeim ástæðum sem getið er í 7. gr. 669 í borgaralögum, eða, ef brýnar ástæður eru fyrir hendi, með uppsögn án fyrirvara (ontslag op staande voet) samkvæmt 7. gr. 678 í borgaralögum.

Í reynd koma tvær ástæður oftast upp. Sú fyrri er saknæm hegðun starfsmanns (7. gr. 669(3)(e) í borgaralögum), til dæmis þegar starfsmaður brýtur gegn skýrri reglu eða misnotar stöðu sína. Sú seinni er alvarleg og varanleg truflun á vinnusambandi (7. gr. 669(3)(g) í borgaralögum). Í báðum tilvikum verður vinnuveitandi einnig að sýna fram á að flutningur í annað hentugt starf sé ekki mögulegur eða ekki sanngjarn.

Málið fyrir héraðsdómi Rotterdam (13. júlí 2020, ECLI:NL:RBROT:2020:9434) sýnir hvar mörkin liggja. Eftir að sambandi við samstarfsmann lauk notaði starfsmaður upplýsingar úr tímaskráningar- og myndavélakerfum, sem hún hafði aðgang að í gegnum starfið, til að gera athugasemdir við fyrrverandi maka sinn og annan samstarfsmann. Dómstóllinn rifti ráðningarsamningnum vegna saknæmrar háttsemi. Þar sem háttsemin var ekki talin alvarlega saknæm hélt starfsmaðurinn rétti sínum til umskiptagreiðslunnar. Vinnuveitandinn hefði aðeins getað haldið eftir þeirri greiðslu ef háttsemin hefði verið alvarlega saknæm.

Hvernig tekst þér á við samskipti í vinnunni í reynd?

Kynntu þér stefnu fyrirtækisins, vertu opinská/ur þar sem hagsmunaárekstrar koma upp og haltu vinnu og einkalífi aðskildum. Ef sambandinu lýkur skaltu koma þér saman um hvernig þið munið vinna og tilkynna óæskilega hegðun snemma.

Hvernig opinberar maður samband?

Byrjaðu á að lesa stefnu fyrirtækisins eða siðareglur, svo þú vitir hvort upplýsingaskylda sé og hverjum. Þar sem þess er krafist, gerðu það stutt og stutt.

Upplýsingagjöf felur venjulega í sér:

• sú staðreynd að um samband er að ræða, án einkamála;
• vinnutengillinn á milli ykkar, svo sem skýrslugerðarlína eða sameiginleg verkefni;
• tillaga um hvernig hægt er að forðast hagsmunaárekstra, til dæmis hver mun framkvæma mat maka þíns;
• beiðni um að meðhöndla upplýsingarnar sem trúnaðarmál.

Þú getur spurt vinnuveitandann hvernig upplýsingarnar verða geymdar og hverjir fá aðgang að þeim. Vinnuveitandinn má ekki biðja um fleiri upplýsingar en nauðsynlegt er til að takast á við hagsmunaárekstra.

Hvað ef sambandinu lýkur?

Lok sambands er sá augnablik þegar lagaleg áhættan er mest. Komið ykkur saman, og ef þörf krefur við yfirmann ykkar, um hvernig þið munið halda áfram að vinna saman og tilkynnið óæskilega hegðun án tafar.

Ef fyrrverandi maki þinn heldur áfram að hafa samband við þig gegn vilja þínum skaltu hafa samband við trúnaðarráðgjafa eða nota kvörtunarferlið. Vinnuveitandinn er þá skyldugur til að taka tilkynningu þína alvarlega og bregðast við. Ef þú ert sá sem er ákærður skaltu vinna með rannsókninni og tryggja að þín hlið á málinu fái að heyrast. Ekki nota upplýsingar úr vinnukerfum til að elta uppi eða hafa samband við fyrrverandi maka þinn: eins og málið í Rotterdam sýnir getur það kostað þig starfið.

Vinnuveitandi gæti íhugað að færa annan hvorn starfsmanninn yfir í annað teymi. Sú ráðstöfun verður að vera sanngjörn og má ekki leiða til faldrar refsingar fyrir þann sem tilkynnti vandamálið.

What can we do for you with a relationship at work?

okkar atvinnulögfræðingar advise employees and employers on relationships at work and the disputes that can follow from them.

• We review your relationship policy or code of conduct against Article 7:660 of the Civil Code, the GDPR and the works council’s consent rights.
• We draft a proportionate disclosure rule and a procedure for moving reporting lines or assessments.
• We advise you before a conversation, warning or transfer, so that the measure fits the breach.
• We assess a dismissal or dissolution request against the grounds in Article 7:669 of the Civil Code and calculate the transition payment.
• We assist you in a harassment complaint, as the person reporting or the person accused, including the hearing of both sides.

Yfirlit

• Hollensk lög banna ekki samband milli samstarfsmanna og það er mjög erfitt að verja algert bann af hálfu vinnuveitanda.
• Vinnuveitandi getur krafist upplýsingagjafar og gripið til aðgerða ef hagsmunaárekstrar eru til staðar, sérstaklega milli stjórnanda og þeirra sem hann undirgefur beint.
• Vinnuveitandi verður að koma í veg fyrir óæskilega hegðun á vinnustað samkvæmt lögum um vinnuskilyrði og vernda starfsmenn samkvæmt 7:658. grein borgaralaga.
• Uppsögn krefst ástæðna samkvæmt 7. gr. 669 í borgaralegum lögum; samband eitt og sér er ekki nóg, en misferli í kringum það getur verið það.
• Þegar sambandi lýkur, komið ykkur saman um hvernig þið munið vinna saman og tilkynnið óæskilega hegðun snemma.

Algengar spurningar