Sérhver hollenskt félag (BV) og félag (NV) verður að skila ársreikningum sínum til fyrirtækjaskrár og fresturinn er strangari en margir stjórnarmenn gera ráð fyrir. Þú verður að skila reikningunum innan átta daga frá því að þeir eru samþykktir af aðalfundi og í öllum tilvikum eigi síðar en tólf mánuðum eftir lok reikningsársins (2:394 grein hollensku borgaralagabókarinnar). Skila skal reikningum rafrænt.
Seinkun á skráningu er ekki formsatriði. Þetta er efnahagsbrot og í tilviki gjaldþrots telst það sem óviðeigandi stjórnun, sem skapar forsendu um að óviðeigandi stjórnun hafi verið mikilvæg orsök gjaldþrotsins – sem færir sönnunarbyrðina yfir á stjórnendur í persónulegri ábyrgðarkröfu. Sú forsenda er dýrasta einstaka afleiðing þess að frestur er ekki virtur.
Hvað er staðlað viðskiptaskýrsla (e. Standard Business Reporting (SBR))?
Staðlað viðskiptaskýrslugerð (e. Standard Business Reporting (SBR)) er stöðluð rafræn aðferð sem hollenska ríkisstjórnin notar til að skiptast á fjárhagsupplýsingum við Viðskiptaráðið og önnur yfirvöld. Hún hefur komið í stað pappírsskila og frá og með 1. janúar 2026 verða allir lögaðilar, þar á meðal stórfyrirtæki, að skila ársreikningum sínum í gegnum SBR. Sumir litlir aðilar geta samt sem áður notað ókeypis skilþjónustu á netinu í stað þess að kaupa hugbúnað sem er samhæfur SBR.
Af hverju þetta skiptir máli fyrir alþjóðlega viðskiptavini
Við aðstoðum reglulega alþjóðlega viðskiptavini sem reka fyrirtæki í Hollandi. Holland er aðlaðandi land til að stunda viðskipti í, en hollensk stjórnsýsluvenja og bréfaskriftir frá Viðskiptaráðinu eru ekki alltaf sjálfskýrandi fyrir erlendan stjórnarmann. Við aðstoðum bæði við skráningu umsókna sjálfrar og samskipti við hollensk yfirvöld.
Endurtekin spurning sem við fáum frá viðskiptavinum varðar bréf frá Viðskiptaráðinu um rafræna skilaskyldu. Þessi bréf koma í kjölfar þess að stjórnvöld á síðasta áratug hafa ákveðið að afnema pappírsskil ársreikninga alveg.
Kröfur um rafræna skráningu eru settar fram í Wet elektronische indiening handelsregister (lögum um rafræna skráningu í viðskiptaskrár) og Besluit elektronische deponering handelsregisters (ályktun um rafræna skráningu í viðskiptaskrár), sem innihalda ítarlegri reglur.
Hvernig þróuðust reglurnar?
Þangað til nýlega var hægt að skila ársreikningum til Viðskiptaráðsins annað hvort rafrænt eða á pappír, og hollenska borgaralögin innihalda enn ákvæði sem eru skrifuð með pappírsskil í huga.
Pappírsskráning er hægari og dýrari en rafræn skráning: það kostar tíma og peninga að útbúa skjölin, senda þau inn á pappír og láta Viðskiptaráðið vinna úr þeim handvirkt, auk kostnaðar við endurskoðanda sem semur eða staðfestir óstöðluð yfirlit.
Þess vegna kynnti ríkisstjórnin SBR (Standard Business Report), staðlaða rafræna aðferð til að búa til og skila fjárhagsupplýsingum, byggða á sameiginlegum gagnaskrá (hollensku flokkunarkerfinu).
Þar sem SBR staðlar gögnin sjálf, einfaldar það ekki aðeins skipti milli fyrirtækja og Viðskiptaráðs, heldur auðveldar það einnig að skiptast á sömu gögnum við aðra aðila. Lítil fyrirtæki gátu þegar skilað rafrænt í gegnum SBR frá og með fjárhagsárinu 2016, og meðalstór og stór fyrirtæki fylgdu í kjölfarið frá og með fjárhagsárinu 2017.
Um hvaða aðila á þetta við og hvenær?
Skyldan var innleidd í áföngum eftir stærð fyrirtækja. Lítil fyrirtæki þurftu að skila rafrænt í gegnum SBR frá og með fjárhagsárinu 2016. Sem valkostur getur lítið fyrirtæki sem undirbýr og skilar eigin reikningum samt notað ókeypis netþjónustu í stað þess að kaupa SBR-samhæfan hugbúnað.
Meðalstór fyrirtæki þurftu að skila inn í gegnum SBR frá og með fjárhagsárinu 2017. Tímabundin valkostaþjónusta á netinu gerði þeim kleift að semja reikninga í XBRL-sniði og senda þá inn í gegnum Digipoort-gáttina, þannig að þau þurftu ekki SBR-samhæfan hugbúnað strax.
Þessi bráðabirgðaleið var alltaf ætluð til að vera tímabundin og stórir aðilar hafa síðan verið færðir undir sama kerfi: frá og með 1. janúar 2026 er skylda að skrá SBR fyrir alla lögaðila, þar á meðal stórfyrirtæki.
Eru til undantekningar?
Já, tvö. Reglurnar um rafræna skráningu gilda ekki um lögaðila og fyrirtæki með skráða skrifstofu utan Hollands sem, samkvæmt Handelsregisterbesluit 2008 (ályktun um viðskiptaskráningu frá 2008), verða að skila fjárhagsskjölum sínum til Viðskiptaráðsins á því formi sem krafist er í því landi þar sem þau eru skráð.
Önnur undantekningin á við um útgefendur eins og þeir eru skilgreindir í 1. gr. 1:1 í Wft (lögum um fjármálaeftirlit) og um dótturfélög útgefanda sem eru sjálf útgefendur. Útgefandi er hver sá aðili sem gefur út eða hyggst gefa út verðbréf.
Hvað annað ættir þú að hafa í huga?
Lögaðili þinn ber áfram ábyrgð á að skila reikningum sem uppfylla lagaskyldur . Meðal annars verður reikningurinn að veita nægilega innsýn til að hægt sé að meta fjárhagsstöðu aðilans á réttan hátt.
Við ráðleggjum öllum fyrirtækjum að yfirfara tölur í reikningum sínum vandlega áður en þeir eru skilaðir. Skil á öðrum reikningum en þeim sem kveðið er á um er brot samkvæmt Wet op de economische delicten (efnahagsbrotalögum). Hluthafafundur getur samt sem áður samþykkt reikninga sem gerðir eru samkvæmt SBR á venjulegan hátt og þeir eru áfram háðir endurskoðun endurskoðanda ef endurskoðun er krafist, í samræmi við 2:393. grein hollensku borgaralagabókarinnar.
Hvað þýðir þetta fyrir þig?
Rafræn skil í gegnum SBR hefur komið í stað pappírsskila ársreikninga. Krafan var innleidd smám saman eftir stærð fyrirtækja á árunum 2016 til 2026 og á nú við um alla lögaðila, þar á meðal stórfyrirtæki, nema önnur af tveimur undantekningum hér að ofan eigi við. Ábyrgð á réttri og tímanlegri skilum er hjá aðilanum sjálfum og getur fallið persónulega á stjórnanda hans ef skil berst seint og félagið verður síðar gjaldþrota.
Dæmigert dæmi: stjórnarmaður gerir ráð fyrir að endurskoðandi hafi skilað reikningum sínum og kannar þá ekki fyrr en ári síðar, eftir að tólf mánaða fresturinn er liðinn, hjá Viðskiptaráðinu. Ef fyrirtækið lendir í fjárhagsvandræðum stuttu síðar er hægt að nota þá seinkun á skilum gegn stjórnarmanninum persónulega í skaðabótakröfu, jafnvel þótt fyrirtækið sjálft, ekki stjórnarmaðurinn, hafi ekki staðið við frestinn á pappír. Að geyma eigið eintak af staðfestingu skilanna, frekar en að reiða sig eingöngu á orð endurskoðandans, kemur í veg fyrir þessa stöðu.
Algengar spurningar
Þurfa einstaklingsfyrirtæki að skila ársreikningum?
Nei. Skilaskyldan á við um lögaðila eins og BV eða NV; einstaklingsfyrirtæki (eenmanszaak) þarf ekki að skila ársreikningum til fyrirtækjaskrár.
Hvað gerist ef ég skila reikningunum of seint?
Seinkun á skráningu er efnahagsbrot í sjálfu sér og hefur einnig áhrif á stöðu þína ef fyrirtækið fer síðar á hausinn: það skapar forsendu um að óviðráðanleg stjórnun hafi valdið gjaldþrotinu, sem er mun erfiðara að hrekja en að byrja frá grunni.
Get ég samt sem áður skilað inn á pappír?
Nei, ekki almennt séð. Rafræn skráning í gegnum SBR er nú staðlaða leiðin fyrir alla lögaðila, þar á meðal stórfyrirtæki, með þeim tveimur undantekningum sem lýst er hér að ofan.
Í stuttu máli
- Skilið skal ársreikningum innan átta daga frá samþykkt og eigi síðar en tólf mánuðum eftir lok reikningsársins.
- Skila skal rafrænt í gegnum SBR; frá og með 1. janúar 2026 á þetta við um alla lögaðila, þar á meðal stórfyrirtæki.
- Erlendir aðilar sem þegar birta reikninga í heimalandi sínu, og ákveðnir útgefendur samkvæmt Wft, eru undanþegnir.
- Seinkun á skráningu getur talist óviðeigandi stjórnun og valdið stjórnendum persónulegri ábyrgð ef fyrirtækið fer síðar í gjaldþrot.
- Athugið tölurnar vandlega áður en þið skilið þeim inn: aðilinn og stjórnandi hans bera ábyrgð á nákvæmni þeirra.
Ertu óviss um stöðu þína? Segðu okkur frá stöðu þinni. Við munum láta þig vita af möguleikunum innan eins virks dags.
Hvernig Law & More getur hjálpað þér með þetta er útskýrt á okkar lögfræðingur fyrirtækja síðu.
