Rafræn undirskrift: hvenær er hún löglega gild í Hollandi?

Samkvæmt 3:15a grein hollensku borgaralaga (BW) hefur rafræn undirskrift sömu réttaráhrif og handskrifuð undirskrift. Þetta leiðir beint af lögum fyrir hæfa rafræna undirskrift; einföld eða háþróuð rafræn undirskrift hefur aðeins þessi áhrif ef undirritunaraðferðin var nægilega áreiðanleg, miðað við tilgang undirskriftarinnar og allar aðrar aðstæður.

Hollensk og evrópsk lög mæla því ekki fyrir um tækni. Þau setja áreiðanleikastaðla sem verða að passa við það sem í húfi er. Sumar færslur, eins og flutningur á húsi eða hlutabréfum í einkahlutafélagi, er alls ekki hægt að undirrita rafrænt þar sem þær þurfa löggiltan skjal.

Hvers vegna skiptir áreiðanleikastaðallinn máli?

Veik undirskrift gerir samning sjaldan ógildan, en hún veikir sönnunargögn þín. Samkvæmt 6:217. gr. BW er samningur myndaður með tilboði og samþykki og í flestum tilfellum er engin undirskrift nauðsynleg.

Það sem veik undirskrift kostar þig er staða þín fyrir dómi. Ef hinn aðilinn neitar að hafa undirritað og eina gögnin sem þú hefur að geyma eru netfang og smell, verður þú að sanna að þessi aðili hafi skrifað undir og ætlað sér að vera skuldbundinn. Samkvæmt 159. gr. (2) hollensku réttarfarslaganna (Rv) sannar undirritað einkaskjal ekkert svo lengi sem ekki hefur verið rakið til undirritanda sem hafnað hefur verið.

Því ætti sú áreynsla sem þú leggur í staðfestingu að fylgja birtingu skjalsins. Innra samþykki, reglubundin pöntunarstaðfesting og fimmtán ára leigusamningur þurfa ekki að vera á sama stigi. Athugasemd okkar um lagaskyldu setur þetta í stærra samhengi.

Hvaða evrópskar og hollenskar reglur gilda?

Grundvöllurinn er reglugerð (ESB) nr. 910/2014, eIDAS reglugerðin, en reglur hennar um rafrænar undirskriftir hafa gilt frá 1. júlí 2016. Grein 3:15a í BW vísar til þessarar reglugerðar og tengir hana við hollensk sönnunarlög.

Í eIDAS reglugerðinni er kveðið á um að ekki megi neita undirskrift um réttaráhrif eða gildni sem sönnunargagn eingöngu vegna þess að hún er rafræn eða vegna þess að hún er ekki hæf. Hæf rafræn undirskrift hefur sömu réttaráhrif og handskrifuð undirskrift í öllum aðildarríkjum ESB.

Reglugerð (ESB) 2024/1183, sem hefur verið í gildi frá 20. maí 2024, breytti eIDAS reglugerðinni og kynnti til sögunnar evrópska stafræna auðkennisveskið. Aðildarríkin verða að bjóða upp á veskið frá og með lokum árs 2026 og búist er við að það verði algeng leið til að sanna auðkenni sitt við undirritun.

Hvað segir í 3:15a grein BW?

Grein 3:15a í lögbanninu veitir fullgildri undirskrift sömu áhrif og handskrifaða. Ítarleg eða einföld rafræn undirskrift hefur aðeins sömu áhrif ef aðferðin sem notuð var var nægilega áreiðanleg, miðað við tilgang undirskriftarinnar og allar aðrar aðstæður málsins.

Einföld undirskrift er því ekki ógild. Hún er ósönnuð fyrr en þú sannar hana og dómstóllinn ákveður hvort aðferðin hafi verið nógu áreiðanleg fyrir þetta skjal. Í viðskiptasamningum er hægt að semja fyrirfram um hvaða undirritunaraðferð báðir aðilar samþykkja, sem gerir síðari ágreining um áreiðanleika ólíklegri.

Hvenær er rafræna leiðin lokuð?

Sum viðskipti krefjast löggilts skjals og ekki er hægt að ljúka þeim með rafrænni undirskrift. Til að flytja fasteignir þarfnast löggilts skjals samkvæmt 3:89 grein BW, og til að flytja hlutabréf í BV þarfnast skjals sem er undirritað fyrir hollenskum löggiltum ...

Hjúskaparsáttmáli og erfðaskrá fylgja sömu lögbókunarleið; lögbókandi er ekki valkvæð þar. Þar sem lögin krefjast aðeins skriflegs samnings, þá viðurkennir 6. gr. 227a í BW rafrænan samning ef aðilar geta nálgast hann, áreiðanleiki hans er nægilega tryggður og hægt er að staðfesta með nægilegri vissu hvenær samningurinn var gerður og hverjir aðilar eru.

Grein 6:227a(2) í lögunum um réttindi laga um brot á lögum undanskilur samninga þar sem lög kveða á um aðkomu dómstóls, opinbers aðila eða fagmanns með opinbert verkefni. Því er fyrsta skrefið alltaf að kanna hvort skjalið þitt þurfi lögbókanda, hvort það þurfi að skrifa það eða hvort það þurfi hvorugt.

Hvert eru þrjú undirskriftarstigin virði?

eIDAS reglugerðin greinir á milli þriggja stiga og munurinn liggur í sönnunargögnum. Einföld rafræn undirskrift er hvaða rafræn gögn sem notuð eru til að undirrita: slegið nafn, smellur á „samþykkja“ hnappinn eða skönnuð mynd af undirskrift.

Ítarleg rafræn undirskrift er tengd undirritanda á einstakan hátt, auðkennir hann, er búin til með gögnum sem eru undir hans eigin stjórn og tengd skjalinu þannig að hægt sé að greina síðari breytingar. Viðurkennd rafræn undirskrift er ítarleg undirskrift sem gerð er með viðurkenndu undirskriftartæki og byggð á viðurkenndu vottorði frá traustþjónustuveitanda á traustlista ESB.

Aðeins undirskrift með skilyrðislausu skilyrði jafngildir handskrifaðri undirskrift samkvæmt lögum. Fyrir hin tvö stigin beitir dómstóllinn áreiðanleikaprófinu í 3. gr. 15a í lögunum um réttindi laga. Notið einfaldar undirskriftir þegar áhættuþátturinn er lítill og sambandið er tryggt; notið að minnsta kosti háþróaða undirskrift fyrir samninga sem eru verðmætir eða langtímasamningar og fyrir ókunnuga mótaðila.

Hvað sannar undirskrift í hollenskum málum?

Undirritað einkaskjal (onderhandse akte) veitir sannfærandi sönnun (dwingend bewijs) milli aðila um yfirlýsingar sem það inniheldur, samkvæmt 157. gr. (2) í lögbókinni. Ef hinn aðilinn neitar staðfastlega undirskriftinni, þá tekur 159. gr. (2) í lögbókinni þann sönnunargildi burt þar til þú hefur sannað hvaðan undirskriftin kom.

Með hæfum undirskriftum er sú sönnun einföld því vottorðið og endurskoðunargögnin bera kennsl á undirritanda. Með einfaldri undirskrift fer allt eftir því hvað undirritunarvettvangurinn þinn skráði á þeim tíma. Þá skráningu er ekki hægt að endurbyggja síðar.

Hvernig sannar maður sjálfsmynd, ásetning og heiðarleika?

Þú sannar auðkenni þitt með því sem ferlið skráir áður en undirskriftin er sett inn. Tengill í tölvupósti sannar aðeins stjórn á pósthólfi; annar þáttur í síma, staðfest bankafærsla, auðkennisskoðun með myndbandi eða viðurkennt vottorð hækkar hvert stig og skilur eftir sig skráningu.

Þegar nokkrir notandanafn notandanafn notandanafn nota deildarinnar sannar ferlið ekkert um hver skrifaði undir. Þetta er endurtekinn veikleiki í ráðningar- og útboðsskrám og það er einmitt það sem dómstóll mun prófa samkvæmt 159(2) grein laga nr.

Ásetningur birtist í athöfninni: að opna skjalið, fletta í gegnum það og velja að undirrita þá útgáfu sem birtist. Vettvangur sem skráir dulkóðun skjalsins, tímann, auðkenninguna sem notuð var og röð skrefanna veitir þér þessi sönnunargögn. Heiðarleiki er tæknilega hliðin: innsiglað skjal sýnir allar síðari breytingar, þannig að leiðrétting eftir undirritun krefst nýrrar undirritunarumferðar.

Hversu lengi ætti að geyma endurskoðunarslóðina?

Geymið endurskoðunarslóðina með undirrituðu skjali að minnsta kosti í sama varðveislutíma og undirliggjandi gögn. Samkvæmt 52. gr. (4) almennra skattalaga (AWR) verða fyrirtæki að geyma skattatengd gögn í sjö ár.

Endurskoðunarslóðin ætti að sýna hverjir voru boðið, hverjir opnuðu skjalið, hvernig þeir staðfestu sig, hvenær þeir undirrituðu og niðurstöður staðfestingar á skírteini við undirritun. Skírteini renna út, þannig að undirskrift er aðeins staðfestanleg eftir á ef staðfestingin var skráð þegar hún var gerð.

Hvar fara rafrænar undirskriftir úrskeiðis?

Flest mistök fylgja fjórum mynstrum. Hið fyrra er ósamræmi milli þeirrar auðkenningar sem notuð er og gildis skjalsins, eins og smelltu á undirskrift á samningi sem er virði ársveltu.

Annað er sameiginlegt pósthólf eða innskráning, sem gerir það ómögulegt að tengja undirskriftina við einstakling. Þriðja er undirritandi án heimildar til að skuldbinda fyrirtækið: athugaðu hver má vera fulltrúi fyrirtækisins í Viðskiptaráðinu (KVK) viðskiptaskrá fyrir undirritun, ekki eftir á. Sú fjórða er ófullkomin skráning þar sem áskrift að kerfinu lýkur og endurskoðunargögnin hverfa með henni.

Áður en þú undirritar samning skaltu koma þér saman um hvaða undirskriftarstig skjalið þarf að hafa og hverjir mega nota hana af hvorri hlið. Þegar einhver undirritar fyrir hönd annars aðila skaltu skrá umboðið jafn vandlega og undirskriftina sjálfa.

Hvaða skjöl þarfnast sérstakrar varúðar?

Sum ákvæði eru aðeins gild ef þau eru samin skriflega. Samkvæmt 7. gr. 652(2) í lögunum um atvinnuleysisbætur verður að semja skriflega um reynslutíma og samkvæmt 7. gr. 653 í lögunum um atvinnuleysisbætur er samkeppnisbann aðeins gild ef samið er skriflega við fullorðinn starfsmann.

Ráðningarsamningur sem gerður er í gegnum mannauðsgátt uppfyllir þessa kröfu um skriflegt form aðeins ef hann uppfyllir grein 6:227a í lögunum um lög um vinnubrögð: starfsmaðurinn getur skoðað textann og staðfest undirritunartíma. Fyrir mótaðila utan ESB skal athuga hvort undirskriftin verði viðurkennd þar, því jafngildisregla eIDAS reglugerðarinnar nær aðeins til ESB.

Hvernig setur maður upp undirritunarferli sem gildir?

Nothæf undirritunarstefna rúmast á einni síðu. Raðaðu skjölunum þínum í þrjú stig, tengdu hvert stig við undirskriftarstig, tilgreindu hverjir mega undirrita á hverju stigi, geymdu endurskoðunarslóðina með skjalinu og skráðu færslurnar sem verða að fara til lögbókanda samkvæmt 3:89 og 2:196 greinum BW.

Prófaðu stefnuna gagnvart þínum eigin stöðluðu samningum og gagnvart þeim samningum sem stærstu mótaðilar þínir biðja þig um að undirrita. Seinni hópurinn ber yfirleitt mesta áhættuna, því þú hefur ekki stjórn á undirritunarvettvangi þeirra eða skrám þess.

Hvað ættir þú að athuga áður en þú treystir á rafræna undirskrift?

Hvort sem þú undirritar eða biður einhvern annan um að undirrita, þá gilda sömu athuganir. Gerðu þær áður en undirritunarumferðin hefst.

• Athugaðu hvort skjalið þurfi löggiltan skjal (fasteignir, hlutabréf í BV) eða aðeins skriflegt form samkvæmt 6:227a grein BW.
• Veldu undirskriftarstig (einfalt, ítarlegt eða hæft) sem passar við verðmæti og gildistíma samningsins.
• Innskráning KVK viðskiptaskrá þar sem hver undirritandi getur verið fulltrúi félagsins.
• Gakktu úr skugga um að kerfið skrái auðkenningarprófanir, tímastimpla og dulritunarkóða skjalsins.
• Undirritaðu aðeins lokaútgáfuna og vertu viss um að allir aðilar fái afrit af undirrituðu skjalinu.
• Geymið endurskoðunarslóðina með samningnum í að minnsta kosti sjö ár.
• Fyrir mótaðila utan ESB skal staðfesta að undirskriftin verði viðurkennd í því landi.

Hvað getum við gert fyrir þig með rafrænum undirskriftum?

Upplýsingatæknilögfræðingar okkar og samningslögfræðingar vinna að rafrænum undirskriftum fyrir fyrirtæki.

• Við förum yfir undirritunarstefnu ykkar og tengjum hverja gerð samnings við rétt undirritunarstig.
• Við athugum hvort hægt sé að undirrita tiltekinn samning rafrænt eða hvort hann þurfi lögbókanda.
• Við skoðum ákvæði sem krefjast skriflegrar framsetningar, svo sem reynslutíma og samkeppnisbann.
• Við metum endurskoðunarslóðina og sönnunargögnin þegar hinn aðilinn neitar að hafa skrifað undir.
• Við rekum mál þar sem gildi rafrænnar undirskriftar er deilt.

Yfirlit

• Samkvæmt 3:15a grein BW jafngildir hæfri rafrænni undirskrift handskrifaðri undirskrift; aðrar rafrænar undirskriftir gera það sama ef aðferðin var nægilega áreiðanleg.
• Ef hinn aðilinn neitar undirskrift, þá krefst 159. gr. (2) í Rv þess að þú sannir hvaðan hún kom.
• Fasteignaskipti og hlutabréfaskipti í BV þurfa lögbókunarskjöl og ekki er hægt að undirrita þau rafrænt.
• Hægt er að uppfylla kröfur um skriflegt form rafrænt samkvæmt skilyrðum 6:227a gr. BW.
• Geymið endurskoðunarslóðina með samningnum; skattatengd gögn verða að vera geymd í sjö ár.

Algengar spurningar