Innri rannsókn á svikum í Hollandi: refsi-, reglugerðar- og vinnureglur

Innri rannsókn á svikum í Hollandi þarf að uppfylla þrjú lagaákvæði samtímis: refsilög sem skilgreina brotið, eftirlitslög sem skylda eftirlitsskyld fyrirtæki til að tilkynna og lög um vinnumál og persónuvernd sem takmarka hvernig vinnuveitandi má safna sönnunargögnum um eigið starfsfólk. Að gera mistök í einu af þessum þremur kostar þig venjulega hin tvö. Sönnunargögn sem eru söfnuð í bága við GDPR eru reglulega ógilt í uppsagnarmálum og uppsögn sem fellur ekki fyrir dómi veikir sakaskrána sem byggir á sama efni.

Hvaða brot nefna hegningarlögin í raun og veru

Í hollenskum lögum er ekkert eitt brot sem kallast svik. Hvað er ákært fyrir fer eftir háttseminni. Fölsun skjala, þar á meðal reikninga, samninga og bókhaldsgagna, er 225. grein hegningarlaga. Fjárdráttur á vörum eða peningum sem þú ert þegar löglega í vörslu þinni er 321. grein, og 322. grein hækkar hámarksrefsingu ef starfsmaður framdi fjárdráttinn. Svik, hin klassíska athöfn að fá einhvern til að afhenda peninga undir fölsku nafni, fölsku hlutverki eða lygaþráðum, er 326. grein. Mútugreiðslur í einkageiranum eru 328ter. grein, villandi ársreikningar eru 336. grein og gjaldþrotasvik eru fjallað um í ákvæðum um bankareikninga. Peningaþvætti er fjallað um í 420bis til 420quater greinum í hegningarlögunum en ekki, eins og oft er gert ráð fyrir, í lögum gegn peningaþvætti sjálfum.

Þessi greinarmunur er ekki fræðilegur. Hámarksrefsingar eru frá þremur árum fyrir einföld fjárdrátt til átta ára fyrir hefðbundið peningaþvætti, og þættirnir sem ákæruvaldið verður að sanna eru mjög ólíkir á milli þeirra. Ásökun sem er lauslega lýst sem svik í innri skýrslu getur í raun verið fölsunarmál, þar sem skjalið frekar en tapið er þungamiðjan. Leiðbeiningar okkar um svik samkvæmt hollenskum lögum og gjaldþrotasvik útskýra einstök brot nánar.

Eftirlitslagið: Wwft, Wft og viðkomandi yfirvöld

Bankar, endurskoðendur, skattaráðgjafar, lögbókendur, lögfræðingar, fasteignasalar og fjárvörslustofur falla undir lög gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka (Wwft). Þau krefjast áreiðanleikakönnunar viðskiptavina áður en samband hefst, stöðugs eftirlits með viðskiptum og tilkynningar um óvenjuleg viðskipti til FIU-Nederland án tafar. Orðalagið skiptir máli: stofnun tilkynnir það sem er óvenjulegt miðað við hlutlægar og huglægar vísbendingar, og það er FIU-Nederland sem ákveður hvort viðskipti séu skilgreind sem grunsamleg og send til rannsóknarstofnana. Brot á Wwft eru efnahagsbrot og hægt er að kæra fyrir þau samkvæmt lögum um efnahagsbrot auk þess að vera refsað stjórnsýslulega. Munurinn á þessum tveimur hugtökum er útskýrður í grein okkar um peningaþvætti og óvenjuleg viðskipti.

Samhliða því eru lög um fjármálaeftirlit (Wet op het financieel toezicht) sem gilda um leyfisveitingar og hegðun í fjármálageiranum. Hollenska fjármálaeftirlitið hefur eftirlit með hegðun og heiðarleika markaðarins, en hollenski seðlabankinn framkvæmir eftirlit með varúð og heiðarleika; báðir aðilar geta gefið bindandi fyrirmæli og lagt á sektir og stjórnsýslusektir. Rannsókn sakamála á fjármála- og skattabrotum er að mestu leyti á vegum upplýsinga- og rannsóknarþjónustunnar í fjármálum, sem starfar undir stjórn sérhæfðrar deildar saksóknaraembættisins. Fyrirtæki sem er undir eftirliti á því sjaldan aðeins viðskipti við eina stofnun og upplýsingar flytjast á milli þeirra.

Að hefja innri rannsókn á svikum án þess að brjóta reglurnar

Vinnuveitandi á rétt á að rannsaka rökstuddan grun um svik innan eigin stofnunar, en rannsóknin verður að vera í réttu hlutfalli við gruninn og nota minnst ífarandi aðferðir sem duga til verksins. Í reynd þýðir það að byrja á skriflegum grun og skriflegri rannsóknaráætlun, skilgreina fyrirfram hvaða kerfi og hvaða tímabil verða skoðuð og skrá hvert skref sem tekið er. Þessar skrár eru ekki skrifræði: þegar uppsögn eða sakamál eru síðar prófað verður skjalið að sýna fram á hvers vegna hver ráðstöfun var nauðsynleg á þeim tímapunkti sem hún var gripið til.

Tvær formlegar kröfur eru auðvelt að gleyma. Sérhvert fyrirkomulag kerfa sem eru hönnuð til að fylgjast með eða fylgjast með viðveru, hegðun eða frammistöðu starfsfólks krefst samþykkis starfsmannaráðs; að innleiða eftirlitshugbúnað í miðri rannsókn, án þess samþykkis, spillir öllu sem hann framleiðir. Og vinnsla persónuupplýsinga í rannsókn þarfnast lagalegs grundvallar samkvæmt GDPR, sem fyrir einkarekinn vinnuveitanda eru venjulega lögmætir hagsmunir, metnir á móti friðhelgi einkalífs starfsmannsins í skjalfestri matsaðferð. Þar sem eftirlitið er kerfisbundið eða umfangsmikið kemur mat á áhrifum á persónuvernd fyrst, ekki síðar.

Hvað þú mátt gera við tölvupóst, kerfi og starfsmannagögn

Það er ekki sjálfkrafa ólöglegt að lesa pósthólf starfsmanns, en það er aðeins verjanlegt þegar grunur er raunverulegur, leitin er takmörkuð hvað varðar tíma og leitarorð og starfsmanni hefur verið tilkynnt fyrirfram, í gegnum stefnu, að hægt sé að skoða viðskiptakerfi við tilteknar aðstæður. Alhliða skimun einkasamskipta, leynilegar myndavélar á venjulegum vinnustað og ótakmarkaðar leitarorðaleitir yfir ára póst eru þær aðgerðir sem mistakast. Þegar rannsóknarskýrsla er gerð heldur starfsmaðurinn réttinum til aðgangs að eigin persónuupplýsingum í henni, með fyrirvara um réttindi annarra sem nefndir eru í sömu skrá, og að synja þeim aðgangi alfarið hefur tilhneigingu til að vera gagnslaus.

Að hlusta á starfsmanninn er lagalegt skref, ekki kurteisi. Ásökun um svik verður að berast viðkomandi, á þann hátt að viðkomandi geti í raun brugðist við, áður en ákvörðun er tekin. Dómstólar túlka synjun á viðeigandi svari sem merki um að rannsóknin hafi verið ætluð til að staðfesta niðurstöðu sem þegar var komin. Þegar utanaðkomandi rannsakandi er ráðinn ber vinnuveitandinn ábyrgð á því hvernig rannsóknin er framkvæmd.

Uppsögn eftir svik: hvað vinnuveitandi verður að sanna

Svik starfsmanns geta réttlætt uppsögn án tafar (ontslag op staande voet), en kröfurnar eru háar og þær skiptast í þrjá þætti: brýn ástæða verður að vera til staðar, uppsögnin verður að fara fram án tafar þegar staðreyndir málsins eru nægilega ljósar og ástæðan verður að vera tilkynnt tafarlaust og nákvæmlega. Vinnuveitendur tapa þessum málum oftast á seinni þættinum, vegna þess að þeir láta vikur líða á meðan rannsókn stendur yfir. Öruggari leiðin í flóknum fjárhagsmálum er oft að biðja héraðsdómstól um að rifta samningi vegna saknæmrar háttsemi, sem gerir kleift að ljúka rannsókninni fyrst. Þegar háttsemin er alvarlega saknæm er hægt að halda eftir bráðabirgðagreiðslunni og vinnuveitandinn getur krafist skaðabóta; báðar kröfurnar krefjast sömu sönnunargagna til að standast. Grein okkar um uppsögn án tafar og hvað hún krefst setur fram prófið og víðara ramminn er fjallað um í handbók okkar um hollenska vinnurétt.

Uppljóstrarar: tilkynningarleiðin og bann við hefndum

Flest innri svik koma í ljós vegna þess að einhver innan fyrirtækisins segir eitthvað. Lög um vernd uppljóstrara (Wet bescherming klokkenluiders), sem eru í gildi frá 18. febrúar 2023 og innleiða evrópsku tilskipunina um uppljóstrara, skylda vinnuveitendur með að minnsta kosti fimmtíu starfsmenn til að hafa innri tilkynningarferli; einkareknir vinnuveitendur með fimmtíu til tvö hundruð fjörutíu og níu starfsmenn höfðu frest til 17. desember 2023 til að samræma fyrirkomulag sitt. Tilkynnandinn getur leitað til utanaðkomandi aðila sem og innanhúss og nafnleynd tilkynnandans verður að vera tryggð innan ferlisins.

Skerpasta ákvæðið fyrir vinnuveitendur er bannið við tjóni. Tilkynnandi sem verður fyrir tjóni eftir að hafa tilkynnt er verndaður og sönnunarbyrðin er öfug: það er á vinnuveitanda að sýna fram á að flutningur, lélegt mat, frestun eða uppsögn hafi ekkert með tilkynninguna að gera. Þessi öfugvæðing gildir í töluverðan tíma eftir að tilkynningin er lögð fram og þess vegna þarf agaviðurlög gegn þeim sem hafa lýst yfir áhyggjum að hafa sérstaka, skjalfesta rökstuðning.

Þegar refsi- og eftirlitsbrautirnar taka við

Innri rannsókn getur endað með sátt og uppsögn, en hún getur einnig endað með sakamáli. Fyrirtæki getur verið ákært sjálfstætt og þeir sem stýrðu eða vísvitandi umbunuðu háttseminni geta verið ákærðir sem raunverulegir stjórnendur samhliða því. Rannsóknarmenn geta farið inn í starfsstöðvar, gert hald á stjórnsýslugögnum og stafrænum gögnum og fryst bankainnstæður, og saksóknari getur höfðað sérstaka kröfu til að endurheimta áætlaðan ágóða af brotinu. Þegar reiðufé eða bankainnstæður eru gerðar upptækar liggur leiðin að því að fá þær afhentar í gegnum kæruferli frekar en samningaviðræður, eins og við útskýrum í grein okkar um réttindi þín þegar peningar eru upptækir.

Stofnanir eru ekki of stórar til að vera ákærðar. Árið 2018 samþykkti ING banki 775 milljóna evra sátt við saksóknaraembættið vegna uppbyggingargalla í áreiðanleikakönnun viðskiptavina og eftirliti með viðskiptum samkvæmt Wwft. Lærdómurinn fyrir minni stofnanir er ekki stærð upphæðarinnar heldur rökstuðningurinn: mistökin sem refsað var fyrir voru eftirlitskerfið, ekki ein einasta færsla. Sjálfsskýrslugjöf, samvinna og sýnilegar úrbætur skipta máli fyrir hvernig mál er afgreitt, en þetta eru ákvarðanir sem ættu að vera teknar með lögmanni og ekki á fyrstu klukkustundinni eftir húsleit.

Hvað á að gera í fyrstu vikunni

Tryggið gögnin fyrst og fremst, á þann hátt að frumritið og lýsigögn þeirra varðveitist, því algengasta sönnunargalla í þessum skrám er velviljandi stjórnandi sem vinnur í raunverulegu kerfi. Takmarkaðu hópinn af fólki sem veit, setjið rannsóknina undir trúnað ef það er mögulegt og ákveðið snemma hvort skýrsla til yfirmanns eða FIU-Nederland sé lagalega krafist, þar sem sú ákvörðun hefur sinn eigin frest og er ekki frestað af innri rannsókn. Ekki fresta starfsmanni eða horfast í augu við hann fyrr en sönnunarstaðan er ljós og lofið ekki trúnaði sem þú getur ekki staðið við. Ef kæra er til skoðunar skaltu vega það á móti stjórnleysi sem fylgir í kjölfarið: þegar skrá er hjá rannsóknarþjónustunni er upplýsingagjöf ekki lengur þín ábyrgð. Yfirlit okkar yfir eftirlitsskyldur fyrirtækja í Hollandi setur fram fyrirbyggjandi hlið sama vandamáls.

Hollenska aðferðin við svik og fjármálaglæpi

Tengt lestur

• Refsingar fyrir peningaþvætti í Hollandi
• Grunaður um peningaþvætti: hvað skal gera og hvað ekki
• Netsvik og phishing: að sanna stafræna blekkingu
• Auðkennissvik og refsingarnar sem fylgja því

Law & More veitir fyrirtækjum, stjórnendum og starfsmönnum ráðgjöf um svik og fjármálaglæpi, allt frá fyrstu innri merkjum í gegnum rannsókn, uppsögn og, ef svo ber undir, sakaskrá. Ef grunur vaknar í fyrirtæki þínu, hafið samband við teymið okkar í Eindhoven or Amsterdam áður en fyrsta kerfið er opnað, svo að hægt sé að nota sönnunargögnin sem þú safnar.