Munnlegur samningur í viðskiptum: er hann bindandi og hvernig sannast hann?

Munnlegur samningur í viðskiptaviðskiptum er bindandi samkvæmt hollenskum lögum. Samningur er myndaður með tilboði og samþykki (grein 6:217 í hollensku borgaralögunum) og yfirlýsing getur verið gefin í hvaða formi sem er, þannig að munnlegt já skapar sömu skyldur og undirritað skjal. Helsta undantekningin: þar sem lögin kveða á um skriflegt form fyrir tiltekinn samning, hefur hreinn munnlegur samningur engin áhrif. Að öðru leyti er veikleiki handabandssamnings ekki gildi hans heldur sannanleiki hans. Sá aðili sem skírskotar til samningsins ber sönnunarbyrðina og án skjala þarf hann að endurskapa samninginn út frá tölvupóstum, reikningum og hegðun.

Er munnlegur samningur bindandi í viðskiptaviðskiptum?

Já. Munnlegur samningur milli fyrirtækja er bindandi fyrir báða aðila, nema lögin kveði á um skriflegan samning.

Dutch contract law rests on agreement, not paperwork. Article 3:37 of the Civil Code states that, unless the law says otherwise, a declaration may be made in any form and may even be implied by conduct. There is no general requirement of writing or signature, and no requirement of “consideration” as in common-law systems.

Much Dutch commercial activity runs on contracts nobody signed: a purchase order confirmed by telephone, a delivery term extended in a corridor, a price change settled in a video call. Under article 6:217 of the Civil Code each of these is a contract or an amendment, and a court will enforce it.

Even a fully proved spoken deal often leaves open the points that later cause the dispute: delivery date, late payment, general terms, the competent court. Dutch law fills such gaps with default rules and with reasonableness and fairness (article 6:248 of the Civil Code), but the result is rarely the deal either party had in mind.

Hvenær er samningurinn gerður og hver getur skuldbundið fyrirtækið?

Samningur verður til þegar tilboði er samþykkt. Tvær spurningar ráða því hvort sá tími sé kominn: Var tilboð yfirhöfuð til staðar og barst samþykkið til hins aðilans?

Hvað telst sem tilboð og samþykki?

Tilboð er nógu tæmandi til að einföld já-seggja geti breytt því í samning. Yfirlýsing um að aðili gæti haft áhuga, eða að hann muni skoða möguleikann, er boð um samningaviðræður frekar en tilboð. Að samþykkja það leiðir ekki til neins. Skilin eru það sem hinn aðilinn gæti með réttu ályktað út frá orðunum sem notuð eru og aðstæðum. Það er prófið sem hollensk lög beita almennt um yfirlýsingar: þú ert bundinn af þeirri merkingu sem hinn aðilinn gæti með réttu lagt í það sem þú sagðir.

Samþykki tekur gildi þegar það berst þeim sem gerði tilboðið, ekki þegar það er talað eða sent. Ólesin skilaboð í talhólfi geta því samt sem áður lokið samningi, þar sem þau hafa borist. Samþykki sem víkur frá tilboðinu á einhverju stigi telst sem höfnun ásamt nýju tilboði. Undantekningin er minniháttar frávik sem upphaflegur tilboðsgjafi mótmælir ekki tafarlaust. Þangað til samþykki hefur verið veitt er venjulega hægt að afturkalla tilboðið, en ekki ef það tilgreinir að það sé óafturkallanlegt eða setur frest til samþykkis.

Þögn er almennt ekki samþykki. Í viðskiptasambandi getur staðan hins vegar verið önnur. Aðili sem fær skriflega staðfestingu á símtali og lætur það líða hjá án mótmæla gæti komist að því að hann hefur samþykkt skilmála þess. Í slíkum aðstæðum átti hinn aðilinn rétt á að búast við viðbrögðum. Þess vegna er staðfestingartölvupósturinn svo öflugt tæki og þess vegna ættir þú að leiðrétta ranga staðfestingu fljótt.

Gat sá sem þú talaðir við skuldbundið fyrirtækið?

Munnlegur samningur er aðeins jafn mikils virði og umboð þess sem gerði hann. Fyrirtæki starfa fyrir milligöngu stjórnarmanna sinna og einstaklinga sem hafa umboð.

Fyrir einkahlutafélög (BV) og hlutafélög (NV) veitir borgaralögin stjórninni fulltrúavald. Samþykktir félagsins geta ákveðið hvort stjórnarmenn starfi einir eða í sameiningu. Þessar ráðstafanir, og öll skráð umboð, eru skráð í viðskiptaskrá (Handelsregister) sem Viðskiptaráðið (Kamer van Koophandel, ...) heldur. KVKÚtdráttur úr þeirri skrá sýnir hverjir kunna að vera fulltrúar fyrirtækisins og það tekur lítinn tíma að athuga hann miðað við stærð flestra viðskipta.

Þegar viðkomandi hafði ekkert umboð bindur samningurinn ekki fyrirtækið, nema fyrirtækið hafi gefið þá mynd að viðkomandi hefði það. Þessi kenning um sýnilegt umboð verndar mótaðila sem starfar í góðri trú. Hún krefst þó að aðstæður séu til staðar sem rekja má til fyrirtækisins sjálfs, svo sem starfsheiti, fyrri viðskiptahátta eða undirskriftar í tölvupósti sem kynnir viðkomandi sem umboðsmann. Kaupandi sem semur umtalsverðan munnlegan samning við yngri starfsmann án þess að kanna neitt hefur veika röksemdafærslu.

Hvaða samningar krefjast enn skriflegra samkvæmt hollenskum lögum?

Takmarkaður fjöldi samninga verður að vera skriflegir, svo sem kaup á fasteign af einkakaupanda, samkeppnisbannsákvæði og umboðssamningar. Fyrir slíka samninga er munnlegur samningur ekki aðeins erfiður að sanna heldur einnig lagalega óvirkur.

Kaup einkakaupanda á fasteign verða að vera skrifleg samkvæmt 7:2. grein borgaralaga. Kaupandi hefur þá þriggja daga frest til að rifta kaupunum án þess að gefa upp ástæður. Sú ákvæði verndar neytendur og á því ekki við þegar fyrirtæki kaupir atvinnuhúsnæði. Munnlegur samningur um atvinnuhúsnæði getur því verið bindandi, þó að eignarhaldsskipti sjálf krefjist alltaf löggilts skjals og þinglýsingar.

Samkeppnisbannsákvæði er aðeins gilt ef það hefur verið samið skriflega við fullorðinn starfsmann, samkvæmt grein 7:653 í borgaralögum. Í tímabundnum ráðningarsamningi þarf einnig að vera skrifleg yfirlýsing um þá viðskiptahagsmuni sem réttlæta það. Ákvæði sem rætt er í atvinnuviðtali og aldrei skrifað niður hefur engin áhrif.

Under the franchise rules in Book 7 of the Civil Code, in force since 1 January 2021, a franchise agreement is entered into in writing. An arbitration agreement must be proved by a written document under article 1021 of the Code of Civil Procedure (Rv). The assignment of a claim needs a deed under article 3:94 of the Civil Code. And a private individual who stands surety for a business debt can only be held to that undertaking on the basis of a written document.

Hvar er skrifleg skrif krafist og hvað gerist án hennar?

Fyrir viðskipti yfir landamæri er reglan, ef eitthvað er, enn frjálslyndari. Vínarsamningurinn um kaup á vörum (CISG) gildir sjálfkrafa um alþjóðlegar sölur á vörum milli fyrirtækja í samningsríkjum, þar á meðal Hollandi. Þar er sérstaklega kveðið á um að kaupsamningur þurfi ekki að vera gerður skriflega eða sönnuð með skriflegum hætti og að hægt sé að sanna hann með hvaða hætti sem er. Ef þú vilt öryggi skriflegs samnings í alþjóðlegum viðskiptum verður þú að gera hann sjálfur eða útiloka samninginn og velja landslög sem krefjast meira.

Hvernig sannar maður munnlegt samkomulag?

Þú sannar munnlegan samning með öllum sönnunargögnum sem dómstóllinn telur sannfærandi og samtímaskjöl vega þyngst. Sönnunarbyrðin hvílir á þeim aðila sem byggir á samningnum.

Sönnunarbyrðin hvílir á þeim aðila sem byggir á réttarafleiðingum þeirra staðreynda sem hann heldur fram. Það er reglan í 150. grein laga um meðferð einkamála. Í deilum um munnlegan samning er það næstum alltaf sá sem gerir kröfu: birgirinn krefst greiðslu, verktakinn krefst aukavinnu og milliliðurinn krefst þóknunar sinnar.

Góðu fréttirnar eru þær að hollensk réttarfarsmeðferð takmarkar ekki hvernig hægt er að leggja fram sönnunargögn. 152. grein laga um meðferð einkamála leyfir sönnunarfærslu með öllum hætti og dómstóllinn ræður þyngd sönnunargagnanna. Engin regla útilokar munnlegan vitnisburð um munnlega samninga og ekki er þörf á skriflegri athugasemd til að byrja með. Það sem dómstóllinn vill er samhangandi frásögn, studd með gögnum sem ekki voru búin til fyrir málið.

Hvað sannfærir í raun dómstól?

Samtímaskjöl eru betri en minningar. Staðfestingartölvupóstur sendur sama dag, færsla í dagatal, tilboð með handskrifaðri leiðréttingu, spjallskilaboð um afhendingarvikuna, verkefnaáætlun sem send var eftir fundinn: hvert og eitt af þessu lagar smáatriði þegar enginn var í deilu. Efnið sem ræður úrslitum í þessum málum, raðað gróflega eftir styrkleika, er:

• skriflegar staðfestingar á samtalinu sem hinn aðilinn fékk og mótmælti ekki;
• reikningar sem samsvara meintum skilmálum, einkum þar sem þeir voru greiddir að hluta eða í heild;
• frammistaða beggja aðila sem aðeins er skynsamleg ef meint samkomulag var til staðar;
• innri skjöl hins aðilans, svo sem pöntunarfærslu eða fjárhagsáætlun, sem hægt er að krefjast í málsmeðferð þar sem þau eru sérstaklega tilgreind;
• vitnisburður frá fólki sem var viðstaddur, hlustað á undir eiði ef dómstóllinn fyrirskipar vitnisyfirheyrslu.

Máttu taka upp samtalið?

Það er löglegt í Hollandi að taka upp samtal þegar þú tekur sjálfur þátt í því og upptaka sem gerð er á þann hátt getur verið notuð sem sönnunargagn. Þetta er þó ekki hlutlaust skref. Það skaðar traust ef það kemur upp, það getur stangast á við samningsbundna trúnað og vinnsla upptökunnar eftir á verður samt sem áður að vera í samræmi við reglur um gagnavernd. Sem venja er þetta léleg staða fyrir að skrifa einfaldlega niður það sem samið var um.

Hvernig ákveður dómstóll hvað var í raun samið um?

Hollenskur dómstóll skoðar hvað aðilar gátu með sanngirni vænst hvor frá öðrum, ekki aðeins orðalagið sem notað er. Almennir skilmálar eiga aðeins við ef þeir voru gildlega samþykktir og gerðir aðgengilegir.

Hver er Haviltex staðallinn?

Since the Haviltex judgment of the Hoge Raad (the Dutch Supreme Court) in 1981 (ECLI:NL:HR:1981:AG4158), the meaning of a contract is not determined by the words alone. It depends on the meaning the parties could reasonably attribute to the terms in the circumstances, and on what they could reasonably expect from each other. The court looks at the negotiations, the position and expertise of the parties, market practice and the way the parties behaved after the deal.

Munnleg samningur gengur í báðar áttir. Það eru engin orð til að styðjast við, þannig að hegðun og bréfaskriftir verða aðalatriðið. Aðili sem hefur stöðugt stangast á við samninginn, sem hann fullyrðir nú, á erfitt uppdráttar.

Tvær vanskilareglur vinna mikið þar sem aðilar ræddu aldrei neitt. Í fyrsta lagi bæta sanngirni og sanngirni við samninginn og geta í undantekningartilvikum vikið til hliðar skilmála sem ekki væri hægt að óásætta. Í öðru lagi verður kaupandi eða viðskiptavinur sem uppgötvar galla að kvarta innan hæfilegs tíma eftir að hann uppgötvast, eða missir réttinn til að reiða sig á hann. Í viðskiptasamningum er sá tími stuttur. Að láta ófullnægjandi afhendingu líða hjá í þögn í marga mánuði er kunnugleg leið til að missa annars góða kröfu.

Hverjar eru almennu skilmálar sem gilda?

Flestir viðskiptaaðilar ætlast til þess að þeirra eigin almennu skilmálar gildi og flestir munnlegir samningar eru gerðir án þess að hvorugur aðilinn nefni þá. Hollensk lög leysa úr þessum árekstri með reglu um fyrsta stigs notkun í grein 6:225 í borgaralegum lögum. Þegar tilboð og samþykki vísa hvort um sig til mismunandi almennra skilmála hefur seinni tilvísunin engin áhrif nema hún hafni sérstaklega skilmálunum sem vísað er til í tilboðinu. Höfnun sem er falin í smáa letri seinni skilmálanna er ekki nóg; hún verður að vera skýr.

Gildistími skilmála er aðeins fyrsta hindrunin. Almennir skilmálar eru aðeins bindandi fyrir hinn aðilann ef honum hefur verið gefinn raunverulegt tækifæri til að kynna sér þá fyrir eða við gerð samnings. Í reynd þýðir það að afhenda þá eða senda þá. Tilvísun á vefsíðu er ekki sjálfkrafa nægjanleg í viðskiptum milli fyrirtækja. Munnlegur samningur þar sem enginn nefnir almenna skilmála, og síðan reikningur með skilmálunum prentuðum á bakhliðina, leiðir venjulega til skilmála sem eiga alls ekki við. Á síðunni okkar um störf samningslögfræðings er útskýrt hvernig þessum skjölum er komið í lag fyrir, frekar en eftir, ágreining.

Getur hinn aðilinn gengið frá samningum áður en samningar eru gerðir?

Að jafnaði, já: samningsfrelsi felur í sér frelsi til að gera ekki samning. Aðeins í undantekningartilvikum er óásættanlegt að slíta viðræðum.

Under the case law of the Hoge Raad, breaking off negotiations is only unacceptable in exceptional circumstances: where the other party could justifiably expect that some contract would come about, or where other circumstances make the break-off unacceptable.

Þar sem farið er yfir þann þröskuld er algengasta úrræðið að bæta fyrir kostnað sem stofnað hefur verið til, og aðeins sjaldan fyrir þann hagnað sem misheppnaður samningur hefði skilað. Hagnýta lexían endurspeglar þá sem fjallar um handaband. Ef þú ert beðinn um að fjárfesta í samningi sem er ekki enn lokið skaltu skrá það sem hefur verið samið um hingað til, skrá skýrt það sem ekki hefur verið gert og setja kostnaðinn við undirbúningsvinnuna skriflega áður en þú leggur hann á þig.

Hvað ætti maður að gera þegar munnlegur samningur er rofinn?

Byrjaðu með skriflegri tilkynningu um vanskil, ekki með málaferlum. Ef hinn aðilinn stendur ekki við skuldbindingar sínar innan tilskilins tíma er hann í vanskilum og þín útgáfa af samningnum er nú skráð skriflega.

Tilkynning um vanskil (ingebrekestelling) heyrir undir grein 6:82 í borgaralegum lögum. Það er bréf eða tölvupóstur þar sem fram kemur hvað samið var um og hvað ekki, og gefinn er hæfilegur frestur til að bæta úr því. Án þessarar tilkynningar er skuldari almennt ekki í vanskilum, og án vanskila er engin krafa um skaðabætur né réttur til að rifta samningnum. Tilkynningin hefur einnig gildi í deilum um munnlegan samning: hún neyðir hinn aðilann til að svara skriflegri útgáfu af samningnum. Svar hennar, eða þögn, verður að sönnunargögnum.

Ekki er þörf á tilkynningu í öllum tilvikum. Vanskil myndast samkvæmt lögum þegar frestur sem samið var um milli aðila er liðinn, þegar skuldari hefur þegar lýst því yfir að hann muni ekki efna samninginn eða þegar efndir eru orðnar varanlega ómögulegar. Ef þú ert í vafa skaltu samt senda tilkynninguna. Það kostar lítið að senda hana en að sleppa henni getur kostað þig kröfu þína.

Skaðabætur, slit eða efnd: hvað er hægt að krefjast?

Þegar skuldari er í vanskilum, veitir grein 6:74 í borgaralegum lögum þér sem kröfuhafa rétt til bóta fyrir tjón sem hlýst af brotinu. Það tap getur falið í sér tapað hagnað, en aðeins að því marki sem hægt er að rekja það til brotsins og styðja það með tölum. Í málum um munnlegt samkomulag er þetta yfirleitt sú staða þar sem kröfur eru lækkaðar, þar sem samið var um fjárhæð eða framlegð var aldrei ákveðin á pappír. Hægt er að krefjast sanngjarns kostnaðar við að staðfesta tjónið og fá greiðslu utan dómstóla samhliða því.

Annað en að framfylgja samningnum er að slíta honum. Grein 6:265 í borgaralögum heimilar slit samningsins vegna vanefnda á efndum, nema vanefndin sé of minniháttar til að réttlæta hana. Slit samningsins skapar skyldur til að snúa við því sem þegar hefur verið gert. Hvort sem krafist er efnda, skaðabóta eða slit samningsins er stefnumótandi ákvörðun. Það fer eftir því hvað þú vilt enn frá hinum aðilanum og hvað þú getur sannað.

Hvaða frestir gilda?

Frestir eru ófrávíkjanlegir. Krafa um efnd samningsskyldu fyrnist fimm árum eftir þann dag sem krafan varð gjaldfallin, samkvæmt 3:307. grein borgaralaga. Skrifleg áminning sem áskilur sér ótvírætt rétt til efnda rýfur þann tíma, samkvæmt 3:317. grein. Langvarandi viðskiptasambönd þar sem reikningar eru umdeildir og síðan látnir í friði eru klassísk leið til að tapa kröfu með því einfaldlega að bíða.

Hvaða dómstóll tekur málið fyrir?

Þegar fjárhæðin sem um ræðir er undir lögbundnu hámarki héraðsdómstóls (kantonrechter) er hægt að höfða mál án lögmanns og það tekur tiltölulega langan tíma. Yfirlit okkar yfir smámál í Hollandi útskýrir þá leið. Ef upphæðin er yfir hámarkinu fer málið fyrir héraðsdóm (rechtbank) þar sem lögmaður er skylda. Sáttamiðlun er þess virði að íhuga þegar viðskiptasambandið hefur enn gildi og gerðardóm aðeins þegar aðilar hafa samþykkt það skriflega.

Er munnleg breyting á skriflegum samningi gild?

Í meginatriðum, já: munnleg breyting er jafngild og skriflegi samningurinn sem hún breytir. Ákvæði sem krefst skriflegra breytinga gerir slíka breytingu erfiðari að sanna og auðveldari að standa gegn, en útilokar hana ekki alltaf.

Þar sem hollensk lög eru formlaus, er munnleg breyting á skriflegum samningi í meginatriðum jafn gild og samningurinn sjálfur. Margir viðskiptasamningar reyna að loka þeirri dyrum með ákvæði sem segir að breytingar séu aðeins gildar ef þær eru samþykktar skriflega og undirritaðar af báðum aðilum. Slíkt ákvæði er gagnlegt og breytir röksemdafærslunni, en það er ekki alger hindrun. Hvort aðili geti borið fyrir sig það fer eftir aðstæðum. Aðili sem hefur farið eftir munnlegri breytingu í langan tíma, þáð ávinninginn af henni og aldrei vísað til ákvæðisins gæti komist að þeirri niðurstöðu að það sé óásættanlegt að reiða sig á það.

Aukavinna er sama vandamálið í annarri mynd. Í byggingariðnaði og í faglegri þjónustu er aukavinna sem samið er um á byggingarstað stöðugt uppspretta málaferla. Verktakinn sem framkvæmdi hana án skriflegra fyrirmæla þarf að sanna bæði að beiðnin hafi verið tekin og að verð eða verðlagningargrundvöllur hafi verið samþykktur. Stutt tölvupóstur áður en aukavinnan hefst, frekar en reikningur eftir að henni er lokið, er munurinn á kröfu og röksemdafærslu.

Sama regla gildir um uppsögn samnings. Hægt er að rifta samningi munnlega með gildum hætti, en sá aðili sem segist hafa sagt upp samningnum verður að sanna að svo hafi verið, að uppsögnin hafi borist hinum aðilanum og hvenær. Þar sem uppsagnarfrestur rennur út frá móttöku hans er óupptekið símtal einmitt sú tegund sönnunargagna sem bregst þegar mest er þörf á því.

What should you check as the supplier or contractor relying on the deal?

You carry the burden of proof under article 150 Rv, so your task is to create evidence while the relationship is still good. Check these points on every verbal deal:

• Send a confirmation email the same day with scope, price, delivery date and payment term, and ask for a one-line reply.
• Attach your general terms to that email, so the other side had a real chance to read them (article 6:233 of the Civil Code).
• Innskráning KVK trade register that the person you dealt with may represent the company.
• Confirm extra work in writing before you start it, not on the invoice afterwards.
• Describe the work on each invoice and chase unpaid invoices in writing, which also interrupts the five-year limitation period (article 3:317 of the Civil Code).

What should you check as the buyer or client receiving a confirmation?

In an ongoing relationship, silence after a written confirmation can count as acceptance. Check these points as soon as a confirmation or invoice arrives:

• Compare the confirmation with what you actually agreed and correct any error in writing straight away.
• Object explicitly to the supplier’s general terms if your own terms should apply (article 6:225 of the Civil Code).
• Complain about a defective delivery within a short, reasonable time, or you may lose the right to rely on the defect.
• Do not sign or pay invoices for extra work you never ordered without a written reservation.
• Remember that a non-compete clause, franchise agreement or arbitration clause agreed only verbally has no effect.

Hvað getum við gert fyrir þig með munnlegum samningi?

okkar samningslögfræðingar og lögfræðingar fyrirtækja help businesses on both sides of a disputed deal:

• We reconstruct the agreement from your emails, chats, invoices and conduct and assess what you can prove.
• We draft a confirmation or amendment letter that records a verbal deal or change in writing.
• We draft the notice of default (ingebrekestelling) under article 6:82 of the Civil Code and set a reasonable deadline.
• We check whether your general terms apply and whether a written-form requirement was met.
• We send a letter that interrupts the five-year limitation period under article 3:317 of the Civil Code.
• We conduct proceedings before the subdistrict court or the district court, including a witness examination.

Yfirlit

• Munnlegur samningur milli fyrirtækja er bindandi samkvæmt hollenskum lögum (3:37 og 6:217 greinar borgaralaga), nema lögin kveði á um skriflegan samning.
• Skrifleg beiðni er meðal annars nauðsynleg vegna kaupa á fasteign af einkakaupanda, samkeppnisbannsákvæða, sérleyfissamnings, gerðardómssamnings og framsals kröfu.
• The party relying on the agreement must prove it (article 150 Rv); contemporaneous emails, invoices and conduct carry more weight than witnesses.
• Þegar munnlegur samningur er rofinn er skrifleg tilkynning um vanskil venjulega fyrsta skrefið og krafa um efnd fyrnist eftir fimm ár nema henni sé rofið.
• Að staðfesta alla samninga og allar breytingar skriflega sama dag heldur hraða handabandsins án þess að það fylgi áhætta.

Algengar spurningar