Enginn ákveðinn varðveislutími er fyrir starfsmannagögn. Samkvæmt GDPR má aðeins geyma gögn eins lengi og þörf er á þeim í þeim tilgangi sem þau voru söfnuð í; hollensk skattalög setja síðan fastan lágmarkstíma fyrir launaskrár, launaskattsskýrslu og afrit af persónuskilríkjum starfsmanns.
Í reynd gefur þetta hollenskum vinnuveitendum þrjú skilyrði: tvö ár eftir að ráðningu lýkur fyrir stærstan hluta starfsmannaskrárinnar, fimm ár fyrir launaskattsskýrslu og afrit af persónuskilríkjum og sjö ár fyrir launavinnslu. Grein okkar um hvað má geyma í starfsmannaskrá fjallar um innihaldið; þessi fjallar um hversu lengi.
Hver er grunnreglan samkvæmt GDPR?
Geymið ekki persónuupplýsingar lengur en nauðsyn krefur. Samkvæmt 5. gr. (1)(e) í GDPR (geymslutakmörkunum) ákveður þú, fyrir hvern gagnaflokk, hversu lengi þú þarft í raun á þeim að halda og getur útskýrt þá ákvörðun.
Persónuverndarreglugerðin sjálf inniheldur enga töflu yfir tímabil. Tímabilin hér að neðan eru tekin úr hollenskum skattalögum og úr leiðbeiningum Persónuverndarstofnunarinnar (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).
Hvaða gögn geymið þið í tvö ár?
Mestöll starfsmannaskrá. Leiðbeiningar AP eru að gögn án lögbundins varðveislutíma séu almennt geymd í tvö ár eftir að starfsmaður hættir störfum.
Þetta nær til dæmis yfir ráðningarsamning og breytingar á honum, mat og frammistöðuskýrslur, bréfaskriftir um ráðningar, stöðuhækkun, lækkun í stöðu og uppsögn, þjálfunarskrár, áminningar, meðmæli og fjarvistarskrár.
Ef ágreiningur er eða hefur verið við starfsmanninn, eða mál er fyrir dómstólum, máttu geyma gögnin sem tengjast honum lengur, þar til málið er leyst. Það réttlætir að geyma viðkomandi efni, ekki alla skrána, til frambúðar.
Hvaða gögn geymið þið í fimm eða sjö ár?
Fjárhagsskýrslur. Hér hefur þú ekkert valfrelsi: skattskyldan ákvarðar tímabilið og yfirgnæfir almennu meginregluna um að geyma gögn eins stutt og mögulegt er.
- Launaskattsyfirlit (loonbelastingverklaring) og afrit af persónuskilríkjum sem þú staðfestir þegar starfsmaðurinn hóf störf: fimm árum eftir að ráðningu lauk.
- Launastjórnun (loonadministratie): sjö ár, almennur varðveislutími grunngagna sem hollenska skatt- og tollstjórinn (Belastingdienst) setur.
Aðeins þær skrár sem skattskyldan nær yfir falla undir þessi lengri tímabil. Afgangurinn af skránni fylgir enn tveggja ára reglunni.
Hversu lengi megið þið geyma gögn umsækjenda?
Venjulega allt að fjórum vikum eftir að umsóknarferli lýkur. Með samþykki umsækjanda er heimilt að geyma gögnin í allt að eitt ár, til dæmis fyrir hæfileikahóp.
Samþykki verður að vera raunverulegt val, beðið um það sérstaklega og skráð. Lína í persónuverndaryfirlýsingu þinni er ekki nóg.
Hvað með veikindi og sjúkragögn?
Heilsufarsupplýsingar eru hjá fyrirtækislækni (bedrijfsarts) eða vinnuverndarþjónustu, ekki hjá þér sem vinnuveitanda. Þær eru háðar læknisfræðilegri trúnaði og hafa sínar eigin varðveislureglur.
Sem vinnuveitandi geymir þú aðeins fjarvistardagsetningar og þær upplýsingar sem þú þarft til aðlögunar að starfinu aftur og launagreiðslur vegna veikinda. Þessar upplýsingar fylgja venjulegum tímabilum starfsmannaskrárinnar.
Hvernig tekst þér að láta varðveislu virka í reynd?
Þrír hlutir breyta reglunum í samræmi.
- Varðveisluáætlun sem tilgreinir tímabilið fyrir hvern flokk, skráð í skrá þína yfir vinnslustarfsemi (30. grein GDPR).
- Fastur tími á hverju ári þar sem þú beitir áætluninni í raun. Varðveislureglur mistakast venjulega vegna aðgerðaleysis, ekki vegna ágreinings.
- Raunveruleg eyðing. Að fjarlægja skrá úr mannauðskerfinu á meðan afrit eru enn í pósthólfum, sameiginlegum drifum og afritum telst ekki eyðing og aðgangsbeiðni frá starfsmanni mun fljótt afhjúpa hana.
Í stuttu máli
- Persónuverndarreglugerðin setur engin föst tímabil: geymið gögn aðeins eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang þeirra.
- Flestir starfsmannaskrár: tveimur árum eftir að ráðningu lýkur, lengur aðeins fyrir gögn sem tengjast deilumáli.
- Launaskattsyfirlit og afrit af persónuskilríkjum: fimm ár eftir að ráðning lýkur; launavinnsla: sjö ár.
- Umsækjendur: í allt að fjórar vikur eftir aðgerðina, eða í allt að eitt ár með skráðu samþykki.
- Heilsufarsupplýsingar eru geymdar hjá lækni fyrirtækisins; þú geymir aðeins fjarvistardagsetningar og það sem þú þarft til endurhæfingar og launagreiðslu.
Algengar spurningar
Getur starfsmaður krafist þess að gögnum sé eytt?
Stundum. Rétturinn til eyðingar samkvæmt 17. gr. GDPR á við þegar upplýsingarnar eru ekki lengur nauðsynlegar eða voru unnar ólöglega. Hann gengur ekki framar lögbundinni varðveisluskyldu, svo sem skattskyldu.
Megum við geyma skrá lengur ef kemur að kröfu í framtíðinni?
Aðeins þegar krafa er raunhæft fyrirsjáanleg, og þá aðeins það efni sem skiptir máli. Almennur möguleiki á ágreiningi í framtíðinni réttlætir ekki að allt sé geymt.
Hvað með meðmæli og útgönguskjöl?
Þau falla undir almenna tveggja ára flokkinn. Það er verjanlegt að halda uppgjörssamningnum (vaststellingovereenkomst) áfram út fjárhagstímabilið ef hann hefur afleiðingar fyrir laun, svo sem uppsagnargreiðslur.
Ertu óviss um stöðu þína? Segðu okkur frá stöðu þinni. Við munum láta þig vita af möguleikunum innan eins virks dags.
Hvernig Law & More getur hjálpað þér með þetta er útskýrt á okkar atvinnulögfræðingur síðu.
